Skupka-prestizh.ru

Документы и юриспруденция
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)

Вносим запись об увольнении

После того как работник написал заявление об увольнении, издан соответствующий приказ и закрыта личная карточка в трудовой книжке нужно сделать запись об увольнении по собственному желанию. Содержание записи будет таким: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (п. 15 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, п. 5.2 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Данную запись нужно внести в раздел «Сведения о работе», указав ее порядковый номер, день увольнения сотрудника и реквизиты приказа об увольнении. После этого сделанную запись нужно заверить подписями сотрудника и кадрового специалиста, ответственного за ведение трудовых книжек. Если у организации есть печать, то ее нужно приложить, удостоверив сделанную запись (подробнее об этом см., «Запись в трудовой при увольнении по собственному желанию: образец»).

Сотрудник не явился за трудовой

На практике возможна ситуация, когда работник в день увольнения не приходит за своей трудовой книжкой. В таком случае ему следует направить уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Данное уведомление нужно направить по почте ценным письмом с описью вложения. Это позволит снять с организации ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки работнику (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Законодательство не устанавливает единого бланка для уведомления о получении трудовой, поэтому документ можно составить в произвольном виде, указав:

  • информацию о трудовом договоре (дату и номер);
  • дату расторжения договора;
  • адрес и время работы отдела кадров, где хранится трудовая книжка.

Также в уведомлении нужно предложить работнику явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте. Если согласие на почтовое отправление документа получено, то трудовую нужно отправить не позднее трех рабочих дней с момента получения письменного согласия бывшего работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Направить книжку нужно ценным письмом с описью вложения. Такой подход позволит избежать ответственности в случае, если трудовая будет потеряна при пересылке.

Неполученную при увольнении трудовую книжку нужно хранить до востребования документа бывшим сотрудником или его родственниками. Срок хранения невостребованной книжки составляет 75 лет (п. 43 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).
Специально для читателей наши специалисты подготовили образец заполнения уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

Также вы можете скачать заполненный образец уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как работодателю уведомить уволенного работника о необходимости получить трудовую книжку

Как работодателю уведомить уволенного работника о необходимости получить трудовую книжку, чтобы снять с себя ответственность за задержку ее выдачи? Что должно содержаться в уведомлении?

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку можно направить как посредством почтовой связи с уведомлением по адресу работника, указанному в трудовом договоре, так и другим способом, позволяющим доказать факт его отправки. В тексте уведомления следует указать наименование и адрес работодателя, Ф.И.О. работника, известный адрес его места жительства (места пребывания), информацию о необходимости явиться за трудовой книжкой (с указанием адреса) либо дачи согласия на отправление ее по почте.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 Трудового кодекса РФ (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

В случае когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Вышеуказанное уведомление работодатель может отправить как посредством почтовой связи с уведомлением по адресу работника, указанному в трудовом договоре, так и другим способом, позволяющим доказать факт его отправки (Письмо Минтруда России от 10.04.2014 N 14-2/ООГ-1347, Апелляционное определение Московского городского суда от 18.10.2018 по делу № 33-45661/2018).

В уведомлении работодателю необходимо указать наименование и адрес работодателя, Ф.И.О. работника, известный адрес его места жительства (места пребывания), информацию о необходимости явиться за трудовой книжкой (с указанием адреса) либо дачи согласия на отправление ее по почте.

Если в вышеуказанных случаях работодателем не будет направлено соответствующее уведомление работнику в день прекращения с ним трудового договора или, например, в уведомлении ничего не сказано о возможности дать согласие на отправку трудовой книжки по почте, то работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (Решение Московского городского суда от 16.05.2018 по делу № 7-6240/2018) и материальной ответственности по ст. 234 ТК РФ (Апелляционное определение Московского городского суда от 22.05.2019 по делу № 33-22670/2019).

Ю.В. Страхова
Федеральная служба
по труду и занятости

Трудовая книжка Составление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки направляет работодатель уволенному сотруднику в том случае, если он сам не выразил желания явиться за ней сразу после полного расчета. Выдать этот документ на руки должна кадровая служба со всеми записями в течение 3-х дней после освобождения лица от выполнения трудовых обязанностей. Нарушение установленного порядка грозит административной ответственностью.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка относится к официальным документам строгой отчетности. Во время осуществления деятельности она находится в отделе кадров. Отсутствовать документ может только в результате порчи или потери, а также при первичном трудоустройстве. Работодатель сам оформляет новую, или можно получить дубликат у компании, где перед этим работал человек в течение 15 дней. Для этого потребуется написать заявление. Сделать это нужно не позже, чем через 5 дней после приема на работу.

Заполнение, выдача и хранение трудовой книжки осуществляется с соблюдением установленных законом правил и регламентов. Основными нормативами являются:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • Постановление Правительства «О трудовых книжках»;
  • Постановление Госкомстата №1 от 05.05.2001 года;
  • Правила, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года;
  • Инструкция Минтруда от 2003 года.

После увольнения сотрудник должен в последний рабочий день получить трудовую книжку, расчет и необходимые справки. В подтверждение он расписывается в специальном журнале. Если гражданин отказывается это делать, составляется акт, в котором три свидетеля ставят подписи, фиксируя тем самым данный факт.

При увольнении работодатель делает в документе соответствующую отметку, руководствуясь вышеуказанными положениями, и отдает ее лично сотруднику. Передавать трудовую через третьих лиц недопустимо, если у них нет нотариальной доверенности.

Важно знать! Если человек не пришел для получения в назначенный день, на его адрес направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Выдача трудовой при отсутствии сотрудника

Забирать документы и расчет человек должен сам, но бывают такие ситуации, когда он сделать это не может. Это могут быть семейные обстоятельства, другие мотивы или болезнь родственника, из-за которой гражданину срочно потребовалось покинуть город. Типичными ситуациями, когда личное получение трудовой невозможно, считаются:

  1. В последний рабочий день сотрудник не явился по неуважительной причине.
  2. Человек не согласен с увольнением, поэтому просто отказался получать документы и расчет.
  3. Гражданин был осужден, в этом случае получить книжку может доверенное лицо. Документ, предоставляющий полномочия, заверяет начальник колонии.
  4. Работник был призван для прохождения службы в армии, и расторжение договора произошло автоматически.
  5. Смерть. В этом случае уведомление направляется в адрес одного из ближайших родственников.

Если извещение составлено по всем правилам и направлено в адрес бывшего сотрудника, то ответственность за невыдачу документа с работодателя снимается. При изъявлении желания со стороны работника, книжка может быть переслана почтой. В этом случае требуется заказное письмо с уведомлением. Без его согласия, исходя из п. 36 Правил, такое действие считается незаконным.

Правила составления уведомления

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку направляется работнику почтой или курьером. Строгой формы для документа не предусмотрено, но кадровая служба должна учитывать положения ст. 84.1 ТК РФ. Составляется оно в произвольном виде, с обязательным содержанием требования прийти в кадровый отдел. В извещении должны быть следующие сведения:

  • Исходящий номер документа, дата его составления и место;
  • Реквизиты сторон, а также ссылка на трудовой договор;
  • Сообщение о причине и порядке расторжения контракта;
  • Временной отрезок и место, когда человек обязан забрать трудовую книжку;
  • Информация о том, что отправка документа почтой возможна только при наличии согласия со стороны владельца;
  • Подпись руководителя и печать организации.

Высылка уведомления курьером является также соблюдением установленного регламента относительно необходимости забрать трудовую книжку и нужные справки. Направление через доверенное лицо требует распечатку извещения в двух экземплярах, на втором гражданин ставит отметку о дате и времени получения.

Образец уведомления

Общество с ограниченной ответственностью «Пирожков и компания»

Исх.№ 35 от 01.02.2003
Петрову Ивану Дмитриевичу
г. Ижевск, ул. Еловая, д.8

УВЕДОМЛЕНИЕ
О необходимости получения трудовой книжки

Трудовой договор №48 от 05.06.2000 года был расторгнут по соглашению сторон 29.01.2003 года. В связи с Вашей неявкой для получения трудовой книжки в назначенный день, документ Вам выдан не был.

В соответствии с ч.6 ст. 84.1 ТК РФ, уведомляем о необходимости в ближайшее время явиться в отдел кадров ООО «Пирожков и компания» для получения трудовой книжки, или дать письменное согласие на отправку ее почтой России.

Копия приказа о расторжении трудового договора.

Начальник отдела кадров Ильин И.В.

Сроки отправки

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении направляется сотруднику в течение 3-х дней после расторжения договора. Если она была утеряна, то ответственность за выдачу дубликата возлагается на кадровый отдел.

Читать еще:  ФНС России разъяснила особенности налогообложения деятельности оценщиков

Ответственность за неотправку уведомления

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку направляется сотруднику в максимально короткие сроки. Это обязанность работодателя, предусмотренная Трудовым кодексом РФ. При отсутствии извещения виновника ждет административное наказание. Санкция прописана в ст.5.27 КоАП РФ, штраф составляет до 50 000 руб. Величина ответственности для индивидуального предпринимателя меньше – 5 000 руб.

Кроме этого на счет сотрудника отправляется компенсация. Расчет делается исходя из длительности периода промедления с выдачей документа. Такую выплату бывший работник может получить, если компания умышленно уклоняется от исполнения обязанности. Ему требуется обратиться в трудовую инспекцию, после чего подать иск в суд.

Уведомление сотруднику о получении трудовой книжки направляется в его личный адрес в день, когда он отказался от выдачи ее лично в руки. Извещение требуется для соблюдения процедуры, и освобождения работодателя от ответственности. Поэтому кадровой службе необходимо подготовить документ и передать его одним из подходящих способов (курьером, почтой, с доверенным лицом).

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Возможна ситуация, когда уволенный работник не хочет или не может получить трудовую книжку (например, он не согласен с увольнением, уехал, заболел и поэтому не является на работу). Если кадровик вовремя не вручит работнику трудовую книжку, фирме не избежать не только административного наказания, но и обязанности оплатить работнику время за задержку выдачи трудовой книжки. Однако выход из ситуации, как и каким способом передать данный документ, все же есть.

Прекращаем трудовой договор

Трудовые отношения с работником заканчиваются расторжением трудового договора. Как же это сделать, если до работника невозможно довести сведения об увольнении?

Днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника. Исключением являются случаи, когда он фактически не работал, но за ним, в соответствии с a href=»/dok/law/»>трудовым
*(1) утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
*(2) ст. 84.1 ТК РФ
*(3) ст. 5.27 КоАП РФ; пост. Верховного Суда РФ от 10.10.2011 N 4-АД11-8
*(4) ст. 84.1 ТК РФ
*(5) ст. 140 ТК РФ
*(6) ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
*(7) ст. 234 ТК РФ
*(8) п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила)
*(9) п. 35 Правил
*(10) определения Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 26.10.2012 N 18-КГ12-37, Московского городского суда от 07.10.2010 N 33-31515
*(11) апелляционные определения Забайкальского краевого суда от 19.06.2012 N 33-1846-2012, от 10.04.2012 N 33-1116-2012
*(12) кассационное определение Верховного Суда Республики Калмыкия от 12.01.2012 N 33-18/2012
*(13) п. 43 Правил; ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Как оформить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения + образец для скачивания

Работодатель должен вернуть трудовую книжку уволенному наемному сотруднику. Это нужно сделать в день фактического расторжения договора с конкретным работником. Помимо этого, руководство организации производит расчет с выбывающим гражданином и выдает ему дополнительную документацию, касающуюся работы. Данные правила четко оговорены частью 4 статьи 84.1 ТК РФ.

Если человек не может самостоятельно забрать документы, организация высылает такому работнику надлежащее уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

В каких случаях составляется уведомление для работника?

Трудовая книжка – важнейший документ, официально подтверждающий наличие у гражданина опыта работы. Однако не все граждане при увольнении своевременно её забирают. Практика показывает, что данное обстоятельство может быть продиктовано разными причинами.

Если уволенный гражданин не приходит за трудовой книжкой, работодатель высылает ему специальное уведомление – официальное напоминание. Такое правило четко оговорено ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.

Данной бумагой бывший сотрудник фирмы оповещается о том, что ему следует прийти и забрать личный документ. Руководство компании вынуждено напомнить уволенному работнику о получении персональной документации по бывшему месту работы, чтобы соблюсти требования законодательства и избежать штрафных санкций.

Ведь ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ оговорено, что именно работодатель обязан позаботиться о том, чтобы уволенный гражданин вовремя получил трудовую книжку – непосредственно в день прекращения трудовых отношений. Днем увольнения считается последний день деятельности человека в организации, что установлено ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ.

  1. Работодатель вынужден официально напомнить уволенному сотруднику о необходимости получения трудовой книжки, если такой сотрудник не пришел за ней в день своего увольнения или, как вариант, отказался её получить. Чтобы сделать это, руководство компании высылает человеку соответствующее уведомление. Получив напоминание о необходимости получения, гражданин должен либо явиться в организацию, либо предоставить разрешение на почтовую отправку этой книжки.
  2. Если работодатель выслал такое напоминание, он уже не будет привлекаться к ответственности за невыдачу. Со дня отправки бывшему работнику соответствующего уведомления руководство организации не отвечает за возникшую задержку.
  3. Гражданин, который после увольнения не получил трудовую книжку, должен письменно обратиться с этим вопросом к бывшему работодателю. В этом случае компания должна вернуть данную книжку её владельцу – бывшему сотруднику – на протяжении 3 рабочих дней, отсчитываемых со дня подачи надлежащего обращения.

Самый лучший вариант – отправка уведомления заказным письмом. Такое письмо должно содержать перечень вложений и предусматривать извещение отправителя о том, что оно было передано адресату.

Любой работодатель должен быть готов документально подтвердить факт отправки напоминания. Извещение с почты – лучшее доказательство того, что руководство компании выполнило свои обязанности.

В определенных случаях трудовую книжку может забрать не её владелец, а уполномоченный представитель уволенного гражданина. Такое практикуется, если бывший работник находится под стражей или призван на армейскую службу. У данного представителя должна быть надлежащая доверенность на получение.

Как оформить при необходимости забрать трудовую книжку после увольнения?

Напоминание бывшему сотруднику о необходимости получения персональных документов составляется в произвольной форме. Строгие требования к оформлению этой бумаги не установлены законодательством. Рекомендуется только соблюдать общие правила совершения документооборота. Если имеется фирменный бланк, можно использовать именно его.

В документе следует отразить такую информацию:

  1. Наименование компании, её реквизиты.
  2. Порядковый (регистрационный) номер документа.
  3. Дата оформления этой бумаги.
  4. Сведения о бывшем работнике – адресате отправляемого уведомления. Прежде всего, нужно указать ФИО данного получателя, его корректный адрес, прочие контакты.
  5. Название бумаги, отражающее её смысловую нагрузку.
  6. Формулировка оповещения – напоминание о том, что уволенный получатель данного уведомления должен получить трудовую книжку.
  7. Дата состоявшегося увольнения.
  8. Работодатель должен предложить почтовую отправку (как вариант).
  9. Сведения о составителе данного уведомления (ФИО, должность), а также его расшифрованная подпись. Это может быть, например, кадровый специалист фирмы.
  10. Печать компании (если используется).

Важный нюанс – запрещается отправлять трудовую книжку вместе с данным уведомлением.

Иначе говоря, работодатель должен сначала выслать физлицу соответствующее напоминание. Если бывший работник даст письменное согласие на получение книжки почтой, можно использовать вариант почтовой отправки.

Скачать образец на получение

Полезное видео

Особенности получения трудовой книжки при увольнении работником смотрите в видео:

Выводы

Таким образом, работодатель обязан уведомить уволенного сотрудника о том, что трудовую книжку ему необходимо забрать.

Это нужно сделать, если после увольнения бывший работник не приходит за своими документами или вообще отказывается их забирать. Соответствующее уведомление оформляется письменно.

Отправив физлицу напоминание о необходимости получения, руководство организации снимает с себя ответственность.

Уведомление о получении трудовой книжки

Необходимость в направлении уведомления возникает в случае, когда работник либо не осведомлен об увольнении, либо отказывается получать трудовую книжку ввиду несогласия с мотивами увольнения.

Правовая регламентация

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения работодатель обязан вернуть работнику трудовую книжку с произведенными в ней соответствующими записями. Несвоевременный возврат трудовой книжки работнику является административным правонарушением и в случае жалобы работника работодателю грозит солидный штраф.

Кроме того, время задержки в выдаче трудовой книжке расценивается судом как время вынужденного прогула, а значит, работодатель будет обязан оплатить этот период работнику, исходя из размера средней заработной платы.

Следует отметить очевидное – работодатели крайне редко задерживают выдачу трудовой книжки. Намного чаще сам работник по тем или иным причинам не является за трудовой книжкой. И если работодатель проявит невнимательность и не направит своевременно уведомление работнику о необходимости забрать книжку, то вполне имеет шанс в скором времени получить повестку в суд.

Поэтому, если в день увольнения работник не явился за трудовой книжкой самостоятельно, буквально на следующий день ему следует направить уведомление.

Составление уведомления

Закон не устанавливает каких-либо требований по оформлению и содержанию уведомления о получении трудовой книжки, то есть составляется оно в свободной форме с соблюдением правил, предъявляемых к деловой переписке.

По сути уведомление выполняет две функции. Во-первых, оно является извещением о необходимости явиться к работодателю и забрать трудовую книжку. Во-вторых, оно является способом установить, есть ли у работодателя иная возможность вручить работнику трудовую книжку, если тот не желает забирать ее лично.

Поэтому одновременно с извещением текст уведомления должен содержать и вопрос, каким еще способом можно доставить трудовую книжку по назначению – ценным письмом, бандеролью, курьером и т.д.

Структура уведомления является стандартной и должна включать в себя:

  1. наименование и реквизиты работодателя;
  2. ФИО и адрес работника;
  3. предложение явиться немедленно после получения уведомления за трудовой книжкой или иным способом известить работодателя о том, каким образом передать книжку владельцу;
  4. номер телефона, по которому работник может связаться с работодателем;
  5. дату и подпись должностного лица.

Уведомление может быть отправлено по домашнему адресу работника заказным письмом или вручено ему нарочным.

Следует учесть, что адрес в уведомлении должен соответствовать адресу в трудовом договоре либо быть иным образом подтвержден. Отправка уведомления по непроверенному адресу даст работнику лишние козыри в случае потенциального судебного спора.

Читать еще:  Проверка банками справки 2-НДФЛ для кредита

Последствия

Выше мы говорили, что трудовая книжка должна быть вручена работнику в день его увольнения. То есть невручение трудовой книжки в установленный законом срок уже само по себе является нарушением закона.

Отправка уведомления, в соответствии с Постановлением № 225 от 16 апреля 2003 года Правительства РФ, снимает с работодателя ответственность за то, что требования закона в части возврата трудовой книжки не были исполнены.

Как правильно оформить и отправить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении?

При стандартной процедуре расторжения трудового договора с сотрудником никакие уведомления отправлять не требуется. Это может понадобиться только в случае, если работник в силу определенных причин не получил трудовую книжку на руки при увольнении. Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или о предоставлении согласия на отправку ее почтой позволяет работодателю избежать ответственности за нарушение норм трудового права.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Какими правовыми нормами регулируется

Вся процедура расторжения трудового договора с сотрудником строго регулируется Трудовым кодексом. Это сделано для недопущения злоупотреблений со стороны работодателя и сотрудника при расторжении трудового договора.

Трудовая книжка передается работодателю на хранение при приеме сотрудника на работу (на основании ст. 65 ТК РФ). Работодатель обязан выдать документ только после расторжения с работником трудового договора.

Трудовой договор расторгается как по инициативе работодателя, так и по желанию сотрудника или по соглашению сторон. Но независимо от этого действует общий порядок увольнения. Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса, сотрудник должен получить в последний рабочий день все заработанные им деньги за период работы (в частности, зарплату, компенсацию неиспользованного отпуска и, если это предусмотрено, – выходное пособие).

Помимо Трудового кодекса, процедура ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами Постановления Правительства от №225 и Инструкцией Минтруда от 2003 года.

Согласно п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 2003 года №225, бывшему сотруднику должно быть направлено пись­мен­ное уведомление о необ­хо­ди­мо­сти по­лу­чить тру­до­вую книж­ку, если он не сделал этого при увольнении.

В каких случаях требуется

На основании трактования норм Трудового кодекса ст. 84.1, подготовка и отправка работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку нужна в случае, если он не мог в последний рабочий день получить документ:

  • по личным мотивам;
  • в результате возникновения обстоятельств, на которые стороны не могли оказать никакого влияния.

Приведем перечень типовых ситуаций, требующих отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку:

  1. Сотрудник отсутствовал на работе в последний рабочий день, трудовой договор с ним расторгнут.
  2. Работник, несмотря на увольнение, отказался от получения трудовой книжки по своим соображениям.
  3. При увольнении осужденного сотрудника: он должен дать согласие на пересылку трудовой или получение ее доверенным лицом. В последнем случае необходима доверенность на представление интересов, которую вправе заверить начальник колонии (по ст. 185 ГК).
  4. При увольнении сотрудника, который был призван для прохождения военной службы. Трудовой договор с ним расторгается автоматически на основании ст. 83 ТК.
  5. В случае смерти работника. При этом уведомление направляется в адрес одного из родственников.

Когда уведомление направлено, с работодателя снимается ответственность за невыдачу трудовой книжки.

Стоит учесть, что в уведомлении работодатель не только оповещает сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой, но и спрашивает его согласия на отправку трудовой заказным письмом с описью вложения.

При этом, согласно п. 36 Правил №255 от 2003 года, отправка трудовой книжки почтой без предварительного согласия работника не допускается.

Как составить

В законодательстве лишь в общих чертах регулируется порядок действий работодателя в случае отказа сотрудника от получения трудовой книжки или при невозможности забрать ее лично. Но образцы необходимых документов, которыми следует руководствоваться работодателю при отправке уведомления, здесь не приведены. Нет их не только в Трудовом кодексе, но и в Правилах №225, и в Инструкции №69. Поэтому работодатель составляет уведомление в свободном формате, но с учетом положений ст. 84.1 Трудового кодекса.

В уведомлении в адрес сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку нужно прописать такие сведения:

  1. Дата составления и исходящий номер документа (согласно внутренней системе нумерации).
  2. Фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым расторгли трудовой договор, и его адрес.
  3. Сообщение о том, что с сотрудником расторгли трудовой договор.
  4. Дата прекращения трудовых отношений.
  5. Указание на необходимость забрать трудовую книжку, которая осталась на предприятии.
  6. Адрес, по которому она хранится, и время, когда можно забрать документ.
  7. Просьба предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
  8. Должность уполномоченного лица от имени работодателя, его подпись и расшифровка.
  9. Печать работодателя (при ее наличии).

На­ли­чие всех указанных рек­ви­зи­тов поз­во­лит утвер­ждать, что сотрудник был должным образом уведомлен о необходимости забрать трудовую книжку.

Сроки оформления уведомления

Работодатель обязан отдать трудовую книжку работнику, который не получил ее при увольнении, в течение 3 дней после поступления от него такого заявления. Но если трудовая книжка была утрачена работодателем, то на него возлагается ответственность за выдачу ее дубликата.

Как правильно отправить

Уведомление допускается направить в адрес работника одним из следующих способов:

  1. «Почтой России» – желательно сделать отправление посредством ценного письма с описью вложения. Само уведомление о вручении не нужно, так как отслеживание движения письма возможно по трек-номеру с помощью электронных сервисов.
  2. Собственной курьерской службой компании или сторонней курьерской компанией. Подтверждением отправки уведомления станет подпись сотрудника в накладной или специальной ведомости.

Ответственность за неотправку

Независимо от причины, по которой работодатель не выдал трудовую книжку, от наличия или отсутствия его вины в этом за нарушение положений Трудового кодекса предусмотрено наказание. Оно содержится в ст. 5.27 КоАП РФ.

По ст. 234 КоАП предусматривается компенсация за невыдачу трудовой книжки в пользу сотрудника. Ее размер определяется на основании неполученного заработка за период с момента увольнения до передачи физлицу документа.

Негативные последствия для работодателя наступают, только если он не отправил сотруднику уведомление о выдаче трудовой книжки. Такой порядок действий допустим, если сотрудник уклоняется от получения трудовой книжки или не имеет возможности явиться за ней лично. Порядок действий прописан в ст. 84.1 Трудового кодекса.

Но если же работодатель умышленно не выдает трудовую книжку работнику, то ему грозит ответственность. Работник вправе обратиться в суд, а также с жалобой на действия компании в трудовую инспекцию.

В случае если работодатель так и не отправил уведомление, то, согласно ст. 234 Трудового кодекса и п. 35 Правил №225, он должен придерживаться такого порядка действий:

  1. Издать новый приказ о расторжении трудового договора. Приказ издается на день получения сотрудником трудовой книжки или день отправки уведомления .
  2. Если в трудовой книжке уже содержится запись об увольнении сотрудника, то работодателю следует ее аннулировать и признать недействительной. Затем вносится запись с другой датой увольнения.
  3. Сотруднику возмещается весь недополученный им заработок за период задержки с выдачей трудовой книжки. Средний заработок определяется как среднедневной заработок, умноженный на количество дней до момента получения трудовой книжки или до дня отправки уведомления (такая позиция содержится в судебной практике).

Таким образом, работодатель несет материальные потери в случае неотправки уведомления в размере среднего заработка сотрудника за каждый день просрочки.

Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении составляется в случае, если этот документ не выдали непосредственно при расторжении трудового договора в последний рабочий день. Работодатель должен учесть два важнейших требования при отправке уведомления: в него следует включить требование о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой; уведомление должно быть отправлено способом, который бы обеспечил доказательства его получения сотрудником. Если работодатель не отправит уведомление и задержит трудовую книжку физлицу, то на предприятие накладываются комплексные санкции: это штраф за нарушение трудового законодательства по КоАП РФ и дополнительные выплаты в адрес сотрудника из-за необходимости изменения даты увольнения.

Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения — это документ, составленный в свободной форме, но с учетом определенных правил. Его готовят, если бывший сотрудник в последний рабочий день не получил бумагу о трудовой деятельности. Если работодатель намеренно задерживает книжку, экс-работник вправе через суд потребовать компенсацию.

  • Изменение и прекращение обязательств
  • Обстоятельства непреодолимой силы
  • Приостановление взыскания налоговой задолженности
  • Действие разрешительных документов
  • Какие выплаты положены работникам при сокращении штата
  • Как уволить сотрудника по статье
  • Что считать прогулом
  • Стимулирующие выплаты медработникам продлили до конца 2021 года
  • Идет ли трудовой стаж у самозанятых
  • Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Бесплатно на 2 дня

Что говорит законодательство о задержке выдачи трудовой

По ст. 84.1 ТК РФ, руководитель компании не только не вправе удерживать трудовую книжку работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении расценивается как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать с учетом п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ. Это не значит, что обязательно уведомление о трудовой книжке отправляем в день увольнения, но затягивать на несколько недель или месяцев решение этого вопроса не рекомендуем.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях.

Если работник является в последний рабочий день и получает на руки документы, факт их своевременного вручения фиксируют в книге учета трудовых книжек и личной карточке.

Если работник не пришел за документом, кадровик фиксирует этот факт документально и проставляет отметку в табеле учета рабочего времени. После этого гражданину следует направить уведомление о получении трудовой книжки в связи с увольнением лично или предложить дать согласие на ее пересылку по почте.

Читать еще:  УСН что это такое простыми словами

В правилах ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, нет четкой информации о том, по какому адресу направить уведомление. Чаще всего письмо отправляют на адрес, указанный в его личной карточке. Но если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, уведомление направляют на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать. Это свидетельствует о том, что руководитель принял все возможные меры для передачи документов.

Если уведомление о явке за трудовой книжкой уволившийся сотрудник проигнорировал и не отправил в ответ письменное согласие на ее отправку по почте, то документ хранят в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения составляет 75 лет.

Если человек согласен на отправку почтой России, оформляют заказное письмо с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении отправления. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему документы, связанные с рабочей деятельностью, по почте. Когда письмо пришло, в конверте ничего не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить: суду предоставили квитанцию об отправке письма, но доказательств, что в нем находилась трудовая книжка бывшего работника, не нашлось, поскольку при отправке опись вложения не составлялась.

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. По Апелляционному определению Верховного Суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

  • пытался трудоустроиться без книжки;
  • потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

Но есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств, в том числе уведомление о получении трудовой книжки по почте и ответ на него, для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход в Апелляционном определении Верховного Суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Документ вернулся работодателю: хранить его или не хранить

Допустим, работник получил уведомление об отправке трудовой книжки по почте и согласен на предложение работодателя, но по каким-то причинам не смог забрать документы из почтового отделения. Они возвращаются назад к работодателю. Если такая ситуация произойдет в вашей организации, станете ли вы хранить бумаги?

А работодатель из Башкирии документы бывшего сотрудника сначала взял, а потом потерял.

Через некоторое время появился экс-работник и начал требовать либо документ, либо дубликат. А еще обратился в суд с иском о выплате морального ущерба и взыскании среднемесячной заработной платы за дни вынужденного прогула.

В судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан заявили: после того как работодатель направил уведомление — письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку — и получил согласие на отправку ее почтой, он не отвечает за документы. Требование выплатить утраченную зарплату из-за того, что экс-подчиненный не взял из отделения документ, судьи не удовлетворили. А компенсацию морального ущерба поддержали, правда, уменьшили в 20 раз сумму, по сравнению с исковой (см. Апелляционное определение от 27.06.2019 по делу № 33-12901/2020).

В итоге работодатель выплатил бывшему работнику моральный ущерб (5000 рублей), оплатил расходы на представителя (7000 рублей) и потратился на уплату госпошлин за рассмотрение исков. А если бы сохранил документы бывшего сотрудника, никаких дополнительных расходов бы не понес.

Трудовая иностранного гражданина: отправлять по почте или нет

Утвержденные законодательством правила выдачи трудовой книжки при увольнении требуют в последний рабочий день отдать сотруднику книжку под подпись. Если человек не пришел за документом сам, работодатель готовит уведомление о необходимости его получить и одновременно предлагает направить его по почте. С согласия владельца бумаги отправляются ценным письмом. Но если работник живет за пределами страны, надо ли ему отправлять их почтой?

В Министерстве труда и социальной защиты РФ считают, что делать это не только не надо, но и запрещено законом. В письме от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210 чиновники напомнили, что сейчас действует порядок вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу, который утвержден Законом СССР от 24.06.1991 № 2261-1. Из него следует, что ни трудовые книжки, ни военные билеты, ни удостоверения личности отправлять за границу нельзя. В таком случае работодатель вправе отказаться пересылать бумаги о стаже уволившемуся иностранному работнику, но должен хранить их «до востребования».

Правильный образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения

После расторжения трудового договора работодатель выдает уволившемуся сотруднику всю документацию, которая касается ведения его профессиональной деятельности в данной организации.

При определенных ситуациях граждане не имеют возможности забрать эти бумаги.

В таких случаях руководством компании на адрес бывшего работника направляется соответствующее уведомление.

  1. В каких случаях составляется?
  2. Как оформить при необходимости забрать документ?
  3. Скачать образец на получение
  4. Полезное видео
  5. Выводы

В каких случаях составляется?

Несмотря на то, что трудовая книжка — достаточно важный документ, не каждый гражданин, уволившийся с работы, стремится его вовремя забрать. Это может быть связано с различными обстоятельствами.

Важно отметить, что в обязанности работодателя входит оперативная выдача трудовой. Конкретно, в течение 3-х дней с момента увольнения.

Что же делать в ситуации, если бывший работник просто не является за документом? Именно для таких случаев предусмотрено соответствующее увольнение.

Если по истечению установленного для выдачи трудовой документации срока, уволившийся сотрудник не пришел за книжкой, руководством предприятия в обязательном порядке оформляется и отправляется специальное оповещение.

Цель его отправки — напоминание о необходимости забрать документ.

Теме отправки уведомления стоит уделить отдельное внимание. Такая необходимость связана с тем, что при нарушении установленных на законодательном уровне сроков выдачи документов, работодателю грозит штраф.

Для того чтобы избежать возникновения вопросов со стороны органов, ведущих проверяющую деятельность, необходимо отправить уведомление таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта его отправки.

С этой целью лучше всего отправить оповещение заказным письмом с описью содержимого.

Кроме этого следует позаботиться о получении извещения, подтверждающего, что гражданин получил уведомление.

Также стоит учесть, что в некоторых ситуациях забрать трудовую может представитель уволенного гражданина.

К примеру, если его призвали в армию или отправили в места лишения свободы.

Обязательным условием при этом считается наличие у представителя уволившегося гражданина доверенности, оформленной соответствующим образом. При получении письменного согласия на данное действие, трудовая может быть отправлена по почте.

Как оформить при необходимости забрать документ?

Уведомление указанного вида оформляется в свободном виде. Унифицированного образца для его составления нормативной документацией не предусмотрено.

При написании текста важно соблюдать общепринятые в компании правила ведения документооборота.

При наличии можно использовать для написания фирменный бланк организации.

Структура документа может выглядеть следующим образом:

  • название, реквизиты компании;
  • порядковый номер уведомления;
  • дата составления;
  • инициалы получателя (сотрудника, трудовые отношения с которыми были расторгнуты);
  • точный адрес адресата;
  • наименование документа;
  • непосредственный текст обращения — просьба забрать трудовую книжку;
  • дата увольнения;
  • предложение получения трудовой путем почтового отправления;
  • инициалы, подпись и должность специалиста, заполнившего и отправившего письменное информирование;
  • печать организации (при наличии).

В большинстве случаев оформлением уведомлений указанного типа занимаются сотрудники отдела кадров, потому как именно эти специалисты отвечают за оформление трудовой документации работников.

Оповещение необходимо составлять в 2-х экземплярах. Первый — отправляется к адресату, второй — подшивается в его личное дело.

Основным способом передачи уведомления считается почтовое отправление.

Важно учитывать — отправлять сразу вместе с уведомляющим документом трудовую книжку категорически запрещено.

Это действие может рассматриваться как нарушение. Совершить отправку трудовой можно только после получения письменного согласия работника.

Важно не забыть и позаботиться о том, чтобы при получении уведомления адресатом, в компанию пришло соответствующее извещение.

При наличии такой бумаги работодатель сможет доказать свою правоту при судебном разбирательстве.

Скачать образец на получение

Скачать пример оформления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку после увольнения – word.

Полезное видео

О порядке и сроках уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, рассказано в данном видео:

Выводы

После увольнения гражданин должен получить все документы, в которых присутствует информация о его работе в конкретной фирме.

Если работник по каким-либо причинами не забирает трудовую книжку, сотрудниками отдела кадров отправляется на его адрес специальное уведомление.

Документ оформляется в свободной форме. Желательно указать в нем предложение о получении трудовой по почте. Отправить ее можно только при условии получении письменного согласия.

Руководителю важно не тянуть с отправкой уведомления, потому как несвоевременная выдача бумаг грозит ему штрафом. Для избежания такого развития событий необходимо отправлять уведомление с описью, а также оповещением о его получении.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector