Skupka-prestizh.ru

Документы и юриспруденция
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Использование проездных билетов в командировке можно подтвердить любыми документами

Использование проездных билетов в командировке можно подтвердить любыми документами

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Минфина России от 10 октября 2019 г. N 02-07-05/78059 О подтверждении расходов командированным работником по оплате проезда

Министерство финансов Российской Федерации в ответ на обращение по вопросу подтверждения расходов командированным работником по оплате проезда сообщает следующее.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалобы граждан — просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении запрос не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.

Учитывая изложенное, а также принимая во внимание, что суть вопроса в обращении сводится к особенностям ведения организациями государственного сектора бухгалтерского учета, обращаем внимание, что подобные вопросы о порядке применения отдельных норм законодательства, распространяющихся на организации в части ведения бухгалтерского учета, следует направлять в виде запроса организации (бюджетного учреждения), оформленного надлежащем образом (на бланке организации (бюджетного учреждения), с подписью уполномоченного лица).

Вместе с тем сообщаем, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты.

В соответствии с пунктом 3 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н к бухгалтерскому учету принимаются надлежаще оформленные первичные учетные документы, в том числе в целях подтверждения произведенных расходов.

Согласно пункту 3.1. статьи 1.2. Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ) в случае, если обязанность по предоставлению кассового чека (бланка строгой отчетности) обеспечивается путем отражения QR-кода, который позволяет покупателю (клиенту) осуществить его считывание и идентифицировать кассовый чек (бланк строгой отчетности) и структура данных которого включает в себя дату и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя, фискальный признак документа (далее — QR-код), на дисплее компьютерного устройства пользователя или печати такого QR-кода на бланке документа в случаях, предусмотренных Федеральным законом N 54-ФЗ, получение кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме с реквизитами, предусмотренными статьей 4.7. Федерального закона N 54-ФЗ, осуществляется покупателем (клиентом) самостоятельно с использованием информационного сервиса уполномоченного органа, порядок использования которого определяется уполномоченным органом, или официального программного средства уполномоченного органа для мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства (далее — мобильное приложение уполномоченного органа) путем считывания указанного QR-кода с использованием мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства покупателя (клиента), который обеспечивает доступ покупателя (клиента) к такому информационному сервису уполномоченного органа или указанному мобильному приложению уполномоченного органа.

Кассовый чек (бланк строгой отчетности), полученный покупателем (клиентом) в соответствии с настоящим пунктом, в том числе распечатанный им на бумажном носителе, приравнивается к кассовому чеку (бланку строгой отчетности), полученному на бумажном носителе или в электронной форме.

В соответствии с пунктом 5 статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ предусмотрена возможность при осуществлении расчетов в безналичном порядке, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом либо автоматическим устройством для расчетов, с применением устройств, подключенных к сети «Интернет» и обеспечивающих возможность дистанционного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом либо автоматическим устройством для расчетов обязаны обеспечить передачу покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме на абонентский номер либо адрес электронной почты, указанные покупателем (клиентом) до совершения расчетов. При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе пользователем может не печататься.

При этом согласно пункту 5.7. статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ в случаях, предусмотренных пунктом 5.6 статьи 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ, обязанность по выдаче (направлению) покупателю (клиенту) кассового чека (бланка строгой отчетности) помимо способов, указанных в статье 1.2. Федерального закона N 54-ФЗ, может быть исполнена пользователем путем обеспечения покупателю (клиенту) возможности в момент расчета считать с дисплея мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства QR-код.

Правила оформления железнодорожных проездных документов (билетов и багажных квитанций) на поезда дальнего следования, в том числе в электронном виде, установлены приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 19.12.2013 N 473 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом» (далее — Приказ Минтранса России N 473).

Особенности перевозок пассажиров с использованием электронного проездного документа (билета) отражены в разделе IX Приказа Минтранса России N 473, согласно которому пассажир осуществляет посадку в поезд дальнего следования по предъявлении документа, удостоверяющего личность пассажира, на основании которого был оформлен электронный проездной документ (билет), и посадочный купон (выписки из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) к электронному проездному документу (билету) (пункт 78).

В соответствии с пунктами 8-10 Приказа Минтранса России N 473 на билете в поездах дальнего следования указывается наименование перевозчика, номер поезда и тип или класс вагона, класс обслуживания, номер места, станция отправления и назначения маршрута следования пассажира, фамилия, гражданство и иные персональные данных пассажира, наименование и номер документа, удостоверяющего личность пассажира, даты (день, месяц, год) и время отправления поезда, общая стоимость проезда с выделением в тарифе стоимости билета (инфраструктурная, локомотивная и вокзальная составляющие тарифа) и стоимости плацкарты (вагонная, моторвагонная составляющая тарифа), сборов и иных платежей.

Посадочный купон к электронному проездному документу (билету) предъявляется на бумажном либо электронном носителе.

При этом выдаваемый пассажиру проездной документ (билет), оформленный по ручной технологии, должен иметь компостерные или штемпельные отметки.

Таким образом, документы (в том числе электронные), подтверждающие произведенные работником денежные выплаты (чек контрольно-кассовой машины, чека слипа, платежного документа или бланка строгой отчетности, выписка из автоматизированной информационной системы, электронный кассовый чек с QR-кодом), содержащие обязательные реквизиты, могут являться обоснованием расходов по приобретению билетов и, по мнению Департамента, организация бюджетной сферы вправе принять такой документ к учету в целях возмещения расходов, связанных со служебной командировкой.

При этом электронные документы, подтверждающие приобретение через агента электронных проездных документов (в том числе с оплатой банковской картой), принимаются к учету по условиям работы агента.

Таким образом, если первичные учетные документы, подтверждающие расходы по проезду к месту командировки и обратно, соответствуют требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, а также согласованы с представителем нанимателя, такие расходы, оформленные с учетом указанных требований, возмещаются на основании сформированного работником по итогам командировки Авансового отчета.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном сектореС.В. Сивец

Обзор документа

Документы (в том числе электронные), подтверждающие произведенные работником денежные выплаты (чек ККТ, чек слипа, платежный документ или бланк строгой отчетности, выписка из автоматизированной информационной системы, электронный кассовый чек с QR-кодом), содержащие обязательные реквизиты, могут обосновывать расходы на приобретение билетов. Организация бюджетной сферы вправе принять такой документ к учету в целях возмещения расходов, связанных с командировкой.

При этом электронные документы, подтверждающие приобретение через агента электронных проездных документов (в том числе с оплатой банковской картой), принимаются к учету по условиям работы агента.

Если первичные учетные документы, подтверждающие расходы по проезду к месту командировки и обратно, соответствуют законодательным требованиям и согласованы с представителем нанимателя, то расходы возмещаются на основании сформированного работником по итогам командировки авансового отчета.

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке

По роду профессиональной деятельности каждый пятый работник уезжает в командировки, которые оплачиваются работодателем и учитываются в бухгалтерском учете на основании документов. Ниже даны ответы на важные вопросы: какие затраты возмещаются работодателем, какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов, как оплатить суточные без документов.

1. Типы командировочных расходов

2. Как правильно отразить порядок

3. Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов:

3.1. как подтвердить расходы на проезд в командировку

3.2.документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья

3.3. какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

3.4. каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника

3.5. зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета

4. Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

Организация командировки

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

  • на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
  • на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
  • личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
  • иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.

При командировке за границу работодатель также оплачивает:

  • госпошлину при оформлении загранпаспорта или визы;
  • консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за въезд или перевозку автомобиля;
  • оплата медицинского страхования;
  • прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:

  • оплата сервиса в барах и ресторанах;
  • платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
  • затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:

  1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;
  1. Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;
  1. При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;
  1. При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.
Читать еще:  СЗВ‑ТД в 2020 году

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет — маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются от сдачи в аренду номера в гостинице или квартиры. Так аренду гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России — 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника. Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета, банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России. Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты. При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы. В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.

Комментарии и мнения

Прогресс в приобретении билетов, когда они перешли в виртуальный мир, вызывает затруднения в документальном подтверждении расходов. Вместо плотных билетов со специальными знаками сотрудники нередко, и совершенно законно, приносят обычную «бумагу», распечатанную на принтере.

Чиновники неоднократно разъясняли, как поступать в такой ситуации, но судя по тому, что появилось письмо Минфина России от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32040 , проблема сохраняется.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Они должны отвечать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, в том числе, подтверждаться документально. Например, для подтверждения перелёта к авансовому отчёту работника нужно приложить авиабилет.

В случае оформления проездных документов электронными билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 маршрут/квитанция электронного билета (выписка из АИС оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчётности. Она применяется компаниями и ИП для проведения наличных денежных расчётов или расчётов с использованием платёжных карт без применения ККТ.

Таким образом, если авиабилет приобретён в электронном виде, то оправдательными документами являются маршрут/квитанция авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелёта, и посадочный талон, подтверждающий сам перелёт подотчётного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Что имеется в виду? Посадочный талон выдается на основании регистрации пассажира на рейс. Справа у него имеется отрывной корешок, на котором дублируется основная информация с посадочного талона. Этот корешок и остаётся у пассажира после прохождения контроля. Именно отрывной корешок посадочного талона и можно предъявить в бухгалтерию. Но!

При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчётным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

Предположим, что штампа нет. Или более того: корешок талона утерян. Напомним, например, что в Постановлении ФАС Уральского округа от 25.10.2013 № Ф09-11046/13 по делу № А47-10866/2012 было указано, что оправдательными документами для признания расходов являются распечатка электронного авиабилета на бумажном носителе и посадочный талон. Только лишь распечатка электронного билета расходы на перелёт не подтверждает.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчётным лицом услуги воздушной перевозки иным способом. (Не говоря уже о случае утери талона).

Самый популярный «иной способ» — это справка. Справка, содержащая необходимую для доказательства полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, также принимается как документ, подтверждающий расходы на авиаперелёт. (См., например, письмо Минфина России от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11).

В ситуации же, когда штамп не был проставлен, а справку получить не удалось, налогоплательщик вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретённых авиабилетов. (См., например, письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/8440).

Звучит красиво, но как это реально сделать? Чем можно подтвердить факт перелёта хотя бы косвенно?

Эксперты дают такие предложения. Во-первых, факт перелёта можно подтвердить таможенными отметками в загранпаспорте. Это способ эффективен при полётах в дальнее зарубежье. Во-вторых, счётом в гостинице, оформленным на конкретного работника. Это более универсальный способ, пригодный как для внешних, так и для внутренних рейсов. Согласитесь, что если сотрудник проживал в иногородней гостинице, каким-то образом он туда добрался! Однако, собственно говоря, на этом конкретные предложения и заканчиваются. Так что наличие посадочного талона со штампом – на сегодняшний день самый лучший подтверждающий документ.

Проезд в командировку: подтверждающие документы

  • Самолет
  • ЖД
  • Рейсовый автобус и электричка
  • Метро, автобус, трамвай, троллейбус
  • Автомобиль

Жизнь не стоит на месте, и командированные работники все чаще и чаще оплачивают проезд к месту выполнения служебного задания через сайты или мобильные приложения. О документах, подтверждающих проезд в командировку при использовании того или иного вида транспорта, расскажем в статье.

Самолет

Если поездка в командировку происходит самолетом, то возможны несколько вариантов оплаты проезда. Вот какие документы потребуются в каждом из возможных вариантов:

  • бумажный билет – нужны сам билет и посадочный талон (п. 52 приказа Минтранса от 28.06.2007 № 82);
  • электронный билет и посадочный талон на бумажном носителе – потребуется распечатанная маршрут-квитанция электронного билета, посадочный талон с отметкой о досмотре, чеки, слипы, подтверждения банка, свидетельствующие об оплате (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957);
  • электронный билет и электронный посадочный талон – распечатанная маршрут-квитанция электронного билета, справка авиакомпании, документы об оплате (чеки, слипы и т.д.).

При проезде в командировку поездом работник может купить, как бумажный билет, так и электронный. Документы, подтверждающие проезд в командировке для МЧС, других госорганов или коммерческих организаций будут следующими:

  • бумажный билет – посадочный купон на бланке проездного документа (приказ Минтранса от 05.08.2008 № 120);
  • электронный билет – распечатанный контрольный купон электронного билета, документы, подтверждающие оплату (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322, письма Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).

Рейсовый автобус и электричка

Также в служебную поездку можно поехать и электричкой или междугородним автобусом. Так же эти виды транспорта можно использовать уже находясь в пункте назначения. Документы, подтверждающие проезд в командировке, будут следующими:

  • бумажный билет – проездной билет или чек ККТ (п. 2 приложения № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112);
  • электронный билет – справка от перевозчика. Если на руках у командированного сотрудника только электронный билет на автобус, то принять данные расходы при налогообложении не получится. Дело в том, что форма электронного билета на автобус не утверждена (п. 2 приложения № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112).

Метро, автобус, трамвай, троллейбус

При использовании этих видов городского транспорта понесенные расходы подтвердят (письмо ФНС от 24.01.2014 № ЕД-4-2/1120):

  • билет;
  • чек ККТ.

Автомобиль

Еще одним вариантом, как можно добраться до места служебной командировки, является использование собственного автомобиля. Как подтвердить проезд в командировку на личном транспорте? Организации понадобятся следующие документы (п. 7, 26 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235):

  • соглашение об использовании автомобиля в служебных целях;
  • копия свидетельства о регистрации автомобиля;
  • служебная записка;
  • путевые листы;
  • чеки, подтверждающие покупку топлива.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как подтвердить расходы в командировке

На тот или иной вид расходов организации должны быть документы, которые их подтверждают. Документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Минфин России в письме от 15.01.2019 № 03-03-06/3/1456 в очередной раз напомнил, что расходы работника в командировке могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии обоснованности таких расходов.

Обоснование расходов

Для того чтобы командировочные расходы были приняты в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль, они должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса, то есть расходы должны быть:

обоснованы (экономически оправданы и выражены в денежной форме);

документально подтверждены (т. е. оформлены документами, соответствующими требованиям российского законодательства);

произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Командировочные расходы следует классифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, и отражать в налоговом учете в составе прочих расходов.

Как подтвердить командировочные расходы

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя (ст. 166 ТК РФ). Исходя из этого определения экономическая направленность затрат на командировку подтверждается приказом по организации, в котором указано место командирования, сроки командировки, служебное задание и цель командировки.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу должен составить авансовый отчет. К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки. Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

К расходам, связанным с командировками, относят следующие расходы: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплату услуг связи, расходы по оплате медицинской страховки, расходы на получение загранпаспорта и визы).

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Если проездные документы отсутствуют, фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

  • стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
  • плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
  • стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
  • сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.
Читать еще:  Оформляем пенсию сотруднику: кадровику на заметку

Напомним, суточные выплачивают командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Вычет НДС по командировочным расходам

Большую часть расходов на командировки составляют оплата проезда сотрудников до места командировки и оплата проживания в гостиницах. НДС по таким расходам можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Проблем не возникает, если расходы оплачены по безналичному расчету – например, компания от своего имени приобретает железнодорожный билет для сотрудника. В этом случае продавец билета выпишет на имя фирмы счет-фактуру, и НДС можно будет принять к вычету в обычном порядке. Вычетом в такой ситуации можно воспользоваться в день, когда будет утвержден авансовый отчет работника, который вернулся из командировки.

На практике же оплата проживания и проезда нередко производится по-другому. Компания выдает командированному сотруднику деньги, и он самостоятельно покупает билеты и оплачивает проживание в гостинице. В таких случаях счет-фактуру заменяет кассовый чек или иной документ установленной формы. Налоговики считают, что таким документом может быть только бланк строгой отчетности, например, счет из гостиницы (п. 7 ст. 168 НК РФ). Причем сумма НДС в нем должна быть выделена отдельной строкой.

В книге покупок регистрируют заполненные бланки строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС, которые выданы работнику:

  • при найме жилья во время командировки;
  • проезде к месту командировки и обратно;
  • пользовании в поездах постельным бельем.

Для поездки в командировку можно использовать любой транспорт

ФНС сообщила, как подтвердить срок нахождения в командировке в случае отсутствия проездных документов

Если поездка в командировку совершена на автомобиле сторонней автотранспортной компании без оформления проездных билетов, то срок нахождения в командировке можно определить по служебной записке и по документам, подтверждающим маршрут следования транспорта. В случае отсутствия проездных документов срок пребывания работника в командировке подтвердит служебная записка и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке. Об этом проинформировала ФНС России в письме от 24.11.15 № СД-4-3/20427.

Чиновники ссылаются на Положения об особенностях направления работников в служебную командировку (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положения).

В пункте 7 Положений сказано: фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если проездные документы по каким-то причинам отсутствуют, фактический срок пребывания работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения. При отсутствии таковых работник представляет служебную записку и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке (см. также письмо Роструда от 19.10.15 № 2450-6-1).

Если поездка совершена на служебном, личном транспорте или на автомобиле третьих лиц (по доверенности), то работник должен приложить к служебной записке путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Авторы комментируемого письма признают, что Положения о командировках охватывают не все возможные варианты проезда работника в командировку. В частности, в этом документе не оговорено, как определить время пребывания сотрудника в месте командирования, если поездка совершена на машине сторонней автотранспортной компании (на основании соответствующего договора), при которой не выдаются билеты. Какими документами можно подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке?

В Федеральной налоговой службе считают, что для любых ситуаций, при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением проездных документов, следует руководствоваться положениями абзаца второго пункта 7 Положения о командировках. То есть срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке и по документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листам, маршрутным листам, счетам, квитанциям, кассовым чекам и иным документам, подтверждающим маршрут следования транспорта). При этом указанный в служебной записке работника срок не должен выходить за рамки срока, зафиксированного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.

Использование проездных билетов в командировке можно подтвердить любыми документами

Левищева Ю. А.,
юрисконсульт Кредитного потребительского кооператива «Кредитный союз «ВКБ-кредит»

Как подтвердить командировку?

Как вы уже знаете, служебное задание и командировочное удостоверение были отменены. Соответственно, теперь при направлении сотрудника в командировку указанные документы не оформляются. Однако обновленный порядок породил множество вопросов.

Итак, из новой редакции Положения о командировках (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в ред. от 29.12.2014) исключена обязанность составлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке (п.п. 7, 19, 26 Положения о командировках изложены в новой редакции без ссылок на указанный документ). Следовательно, теперь отсутствие указанных документов при направлении работников в служебную командировку не является нарушением порядка ее оформления.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в командировку и порядок ее документального оформления установлены Положением о командировках (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Однако ни один нормативный документ не содержит запрета на составление указанных документов. Более того, работодатель может в пределах своей компетенции принимать локальные акты, регулирующие трудовые отношения и правила документооборота, в том числе установить перечень необходимых документов при направлении своих сотрудников в служебные командировки (ст. 8 ТК РФ). Также работодатели вправе установить порядок направления работников в командировки и порядок отчетности прибывших из мест командирования.

Таким образом, учитывая, что на сегодняшний день отсутствует обязанность по оформлению командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной работе в командировке, работодатели вправе принять локальный акт на основе ранее действующих положений и по-прежнему использовать указанные документы в своей хозяйственной деятельности.

Форма таких локальных документов законодательством не определена. Следовательно, работодатель может закрепить это в форме любого документа (положение, приказ, распоряжение) в соответствии с правилами документооборота, установленного в организации.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Ссылку в приказе на служебное задание теперь делать не обязательно.

Подтверждение срока командировки

Как получается, теперь основным документом, подтверждающим производственный характер поездки, является приказ о направлении работника в командировку. Несколько лет назад ведомства указывали, что для подтверждения командировочных расходов составлять такой приказ не обязательно (письма Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890 и УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@). В других разъяснениях чиновники приходили к выводу, что документ все-таки нужен (письма Минфина России от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 и от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47, УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 № 16-15/125486 и от 11.08.2009 № 16-15/082607.2).

Пунктом 7 Положения о командировках установлено, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Как видно из текста указанного пункта, законодатели подразумевают два способа подтверждения сроков командировки:

1) подтверждение срока командировки проездными документами;

2) подтверждение срока командировки служебной запиской при использовании личного транспорта.

Однако п. 7 Положения о командировках не описывает иные возможные способы проезда к месту командирования, например, служебный транспорт работодателя или служебный транспорт организации, принимающей командированного сотрудника.

Поскольку такие ситуации Положением о командировках не урегулированы, полагаем, что возможны иные способы подтверждения срока командировки с использованием подтверждающих документов (чеки, квитанции, БСО, служебные записки и т. д.).

Приказ о направлении работника в командировку, чтобы у организации не возникло проблем с учетом командировочных расходов, тоже лучше изменить. В частности, если работник едет в командировку на личном или служебном транспорте, это фиксируется в приказе. Для этого целесообразно дополнить приказ (распоряжение) разделом «Дополнительные сведения о командировке».

По возвращении из командировки работнику необходимо заполнить служебную записку о результатах выполнения служебного задания. Типовая форма служебной записки не установлена, поэтому ее составляют произвольно. В ней целесообразно указать даты отъезда и возврата к постоянному месту работы, хотя в Положении о командировках говорится об отражении в записке лишь фактического срока пребывания в месте назначения. Полагаем, что указание именно дат отъезда и возвращения работника поможет избежать споров по расчету общей суммы суточных и отражению ее в налоговом учете.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

С 2013 года каждая организация разрабатывает и использует собственные формы «первички», удобные именно для нее.

Поскольку составление служебной записки является новшеством, требование о ее представлении целесообразно включить в приказ о командировке. К служебной записке работник прилагает документы, подтверждающие использование личного или корпоративного транспорта: путевой лист, кассовые и товарные чеки на приобретение ГСМ, квитанции на оплату парковки и проезда по платным дорогам, счета и т. п.

Директору ООО «Монтаж-автоматика»
Семенову К. В.
от мастера-монтажника Митрофанова В. В.

Служебная записка о результатах выполнения служебного задания

В соответствии с распоряжением о направлении работника в командировку от 31.03.2015 № 10 в период с 01.04.2015 по 10.04.2015 я был направлен на территорию ООО «Восток» по адресу: 400001, г. Ростов-на-Дону, ул. Красноармейская, д. 5 для выполнения служебного задания по монтажу и настройке оборудования видеонаблюдения.

Проезд к месту командирования осуществлялся железнодорожным транспортом, что подтверждается проездным билетом № Е *1258643894001. Рейс Самара – Ростов-на-Дону, время в пути 14 часов.

Проживал в гостинице «Интурист» в период с 02.04.2015 по 09.04.2015, что подтверждается бланком строгой отчетности от 09.04.2015 № 000345.

За время командировки монтаж и настройка оборудования видеонаблюдения выполнены в соответствии с условиями договора от 20.03.2015 № 54.

Прибыл из командировки 10.04.2015 на служебном транспорте ООО «Монтаж-автоматика».

М И Т Р О Ф А Н О В Митрофанов В. В. 10.04.2015

Как и прежде, в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки работник составляет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих расходы во время поездки (п. 26 Положения о командировках). Удобнее хранить все документы по командировке вместе (например, к авансовому отчету подшивать и служебную записку с оправдательными документами, если ее составляли).

Если работник объехал несколько городов

До отмены командировочных удостоверений в каждом пункте, где побывал командированный сотрудник, он должен был сделать отметки о дате прибытия и выбытия. Теперь такие отметки делать не нужно. Из-за этого у организации могут возникнуть сложности с признанием расходов по командировкам, предусматривающим посещение нескольких городов.

Чтобы подтвердить расходы на переезды при таких командировках, можно оформить служебную записку с маршрутом командированного работника и датами пребывания в разных городах. Лучше, если эту записку составит и подпишет сам сотрудник, а руководитель ее завизирует.

Аналогично нужно поступить и в случае, если работник ездил в несколько мест на личном или корпоративном транспорте (то есть не имеет билетов, по которым можно установить даты). Иными словами, в служебной записке необходимо отразить информацию о маршруте передвижения (абз. 2 п. 7 Положения о командировках).

Читать еще:  Учет дебиторской задолженности в бухгалтерии: на какой счет относить
Ведение журнала учета работников, прибывших в организацию

Работодатели при направлении работников в служебные командировки обязаны вести учет как выбывающих в служебные командировки, так и работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Учет выбывающих и прибывших в командировки работников ведется в журналах учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журналы прибытия и выбытия) (п.п. 1, 3 Порядка, утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11.09.2009 № 739н).

В отличие от командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной работе в командировке, формы журналов прибытия и выбытия по-прежнему продолжают действовать.

Таким образом, ведение журнала прибытия, как и журнала выбытия, для учета командированных работников является обязательным для всех работодателей независимо от организационно-правовой формы и формы собственности. Графу «Дата и номер командировочного удостоверения» в журнале выбытия работников в командировке можно оставить незаполненной или поставить прочерк. А в графе «Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение» журнала прибытия указать наименование организации, направившей работника в командировку.

Перечень подтверждающих документов для командировки. Чем можно подтвердить командировочные расходы, проживание, проезд?

Командировкой принято считать отъезд сотрудника в другую местность для достижения определенных целей производственной необходимости.

Поездки могут быть предназначены для решения различных задач, при этом должного оформления требует каждая из них.

На территории РФ действуют различные нормативные акты, регламентирующие данную тему.

Главными среди них являются Трудовой и Налоговый Кодексы.

  1. Какая документация подтверждает командировочные расходы?
  2. Отчетные бумаги, подтверждающие оплату за проживание
  3. Затраты на проезд
  4. Возможно ли сдать отчет о поездке без документального подтверждения?
  5. Полезное видео
  6. Выводы

Какая документация подтверждает командировочные расходы?

Командировка – это мероприятие, успешное осуществление которого подразумевает собой подготовку и предоставление работодателю некоторой документации, подтверждающей сам факт и подробности поездки.

Основной бумагой, с помощью которой можно подтвердить пребывание в командировке, является проездной документ.

Благодаря ему устанавливаются такие подробности командировки, как дата отъезда, прибытия и длительность поездки.

Постановлением Правительства РФ № 749 определено, что сотрудник может отправиться в командировку как на служебном, так и на личном транспортном средстве.

В первом варианте предоставление подтверждающих проездных документов становится затруднительным.

В такой ситуации подтвердить командировку можно путем подготовки таких документов:

  • маршрутный или путевой лист;
  • чеки, полученные на АЗС, расположенные по месту следования личного транспорта специалиста;
  • документ об аренде жилья;
  • чек на оплату гостиничного номера и т.д.

В случае, когда у работника нет ни одного подтверждающего документа из списка перечисленных, подтвердить нахождение в командировке можно путем предоставления руководству компании-работодателя служебной записки.

Составить ее должны ответственные специалисты принимающей стороны.

То есть сотрудники предприятия, на которое трудящийся был отправлен в командировку.

В подтверждающих документе обязательно должна присутствовать информация следующего типа:

  • сведения о принимающей стороне;
  • данные о командированном специалисте;
  • длительность периода нахождения гражданина в командировке;
  • дата прибытия;
  • дата отъезда;
  • дата написания записки;
  • подпись ответственных за составление документа специалистов.

Отчетные бумаги, подтверждающие оплату за проживание

При нахождении в командировке работник может проживать в следующих местах:

  • гостиница;
  • служебное жилье;
  • самостоятельно арендованное жилье.

Также при желании и возможности трудящийся может остановиться у родственников.

Для возмещения денежных средств, потраченных на оплату жилья, специалист должен предоставить работодателю подтверждающие расходы документы.

В данном случае таковыми могут являться:

  • гостиничный кассовый чек или ордер;
  • договор об аренде жилья.

В чеке, полученном в гостинице, должна отражаться такая информация:

  • реквизиты учреждения;
  • паспортные данные сотрудника;
  • стоимость номера;
  • длительность периода проживания;
  • печать организации и подпись руководителя.

Самостоятельно арендовать жилье трудящийся может только с разрешения руководства.

В данном случае специалист по приезду должен предоставить работодателю заключенный с арендатором договор.

Оплату служебных квартир руководитель предприятия в большинстве случае решает самостоятельно, документы от работника чаще всего не требуются.

Затраты на проезд

Согласно 168 статье ТК РФ, командированному сотруднику в обязательном порядке возмещаются расходы, потраченные им на оплату проезда.

Подтверждающими документами в таком случае могут являться такие бумаги:

  • электронный или печатный билет;
  • маршрутный лист;
  • квитанция;
  • счет;
  • договор;
  • счет-фактура;
  • платежное поручение;
  • контрольно-кассовый чек;
  • путевой лист;
  • слип электронного терминала;
  • другой документ, оформленный соответствующим образом.
Возможно ли сдать отчет о поездке без документального подтверждения?

Возникают ситуации, при которых сотрудник не может предоставить работодателю документ, подтверждающий оплату его проезда или аренды жилья во время пребывания в командировке. Отказать в суточных в таком случае нельзя.

В случае, когда работником были утеряны бумаги указанного выше характера, он может обратиться в организацию, в которой они были получены, с просьбой повторного предоставления документов.

В такой ситуации руководство компании должно возместить специалисту расходы.

Если документов не было и не может быть изначально, работодатель принимает решение о выплате денежных средств самостоятельно.

К примеру, трудящийся проживал у родственников и денег на жилье не тратил.

В такой ситуации сотрудник обязательно должен предоставить руководителю служебную записку, полученную по месту пребывания в командировке.

Именно она выступает в качестве того, что работник действительно был в поездке.

Полезное видео

Какие документы необходимо приложить к отчету для подтверждения командировочных расходов, рассказано в данном видео:

Выводы

Пребывание в командировке сопровождается оформлением сопутствующей документации. Для возмещения расходов на оплату проезда и жилья после возвращения из поездки работник должен предоставить руководителю подтверждающие бумаги.

В качестве последних могут выступать билеты, чеки, соглашения и т.п. В каждом случае все зависит от того, как трудящийся добирался до места командировки и где проживал во время нахождения в таковой.

Как подтвердить расходы в командировке: документы

В январе 2020 года Минфин выпустил письмо, в котором напомнил налогоплательщикам об обязательном условии признания командировочных расходов, а именно о наличии их документального подтверждения. В статье разберем, как подтвердить расходы в командировке, а также рассмотрим перечень подтверждающих документов по каждому виду затрат.

Какие расходы в командировке подлежат возмещению

Положениями ст. 265 НК РФ расходы, понесенные сотрудником в период служебной командировки, включены в перечень прочих расходов. Перечень таких расходов включает затраты на проезд, проживание, питание (суточные), а также прочие расходы, связанные с командировкой (оформление загранпаспортов, виз, консульские и аэродромные сборы, пр.).

Каждый из видов возмещаемых командировочных расходов рассмотрим в таблице ниже:

Экономическая обоснованность командировочных расходов

В письме №03-03-06/3/1456 от 15.01.2020 года Минфин напомним, что командировочные расходы подлежат возмещению при одновременном соблюдении следующих условий:

  • расходы экономические обоснованы;
  • понесенные расходы непосредственно связаны с производственной (коммерческой деятельностью);
  • имеется документальное подтверждение затрат.

Что касается экономической обоснованности командировочных расходов, то требование считается выполненным при условии, что суммы, затраченные сотрудником на проживание, не превышают среднерыночные, а проезд осуществлялся транспортом эконом-класса с учетом выбора оптимального маршрута.

Как правило, контроль за расходами на проживание осуществляется посредством локальных нормативных актов (Положение о командировках), в которых фиксируются лимиты расходов (в разрезе городов, регионов, категорий сотрудников).

Расходы на проезд в командировке признаются экономически обоснованными при условии, что сотрудник добирался до места назначения наиболее дешевым видом транспорта. К примеру, для сотрудника, которые направляется в командировку из Краснодара в Ростов-на-Дону, экономически обоснованными будут расходы на проезд ж/д транспортом или автобусом. Если же сотрудник направляется из Краснодара в Тюмень, то целесообразно использовать авиатранспорт. Несмотря на то, что стоимость авиабилета будет выше цены ж/д билета, расходы на авиаперелет будет признаны экономически обоснованными с учетом времени, потраченного на то, чтобы добраться до места назначения.

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно законодательству, командировочные затраты подлежат возмещению и отражаются в составе расходов на основании авансового отчета и документов, подтверждающих такие расходы.

Авансовый отчет подается сотрудником в течение 3-х рабочих дней, следующих за последним днем командировки (на основании приказа). К примеру, сотрудник, который вернулся из командировки 09.04.2020, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позже 12.04.2020 года.

Ниже рассмотрим, какие документы необходимы для подтверждения командировочных расходов

Как подтвердить суточные

Сумма суточных подлежит возмещению на основании следующих документов:

  • приказ;
  • авансовый отчет.

Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке согласно приказу (как рабочие, так и выходные). Таким образом, работодатель выплачивает сотруднику суточные не только за дни пребывания в другом населенном пункте, но и за дни в дороге.

Размер суточных определяется в соответствие с внутренними положениями компании. При этом сумма суточных, включаемая в налогооблагаемую базу, не должна превышать 700 руб. (для РФ) и 2.500 руб. (для загранкомандировок) за каждый день пребывания сотрудника в командировке. Если локальным нормативным актом компании предусмотрены суточные свыше установленного лимита, то разница между фактической выплатой и предельной величиной суточных:

  • не учитывается при расчете налога на прибыль;
  • облагается НДФЛ по установленной ставке (13% для резидентов РФ, 15% для сотрудников-нерезидентов).

Подтверждение расходов на проезд

Расходы на проезд в командировке подтверждаются оригиналами проездных документов.

Если для того, чтобы добраться до места назначения, сотрудник использовал ж/д транспорт, то подтверждающим документом является оригинал ж/д билета, в котором указана следующая информация:

  • ФИО сотрудника;
  • населенный пункт отбытия/прибытия (место работы/место командировки);
  • дата отъезда/приезда (в соответствие с приказом о командировке).

Работодатель возмещает сотруднику стоимость билета в соответствие с суммой, указанной на проездном документе, с учетом дополнительных расходов (постель, страхование, налоги, сборы, т.п.).

Рассмотрим пример. Сотрудник ООО «Эверест» (г. Краснодар) Никаноров направлен в служебную командировку в г. Ростов-на-Дону. Период командировки согласно приказу – с 8 по 12 апреля 2020 года.

Для проезда в Ростов-на-Дону и обратно Никаноров приобрел 2 ж/д билета:

  • билет Краснодар – Ростов, отъезд 08.04.2020 в 08:22 прибытие 08.04.2020 в 13:01;
  • билет Ростов – Краснодар, отъезд 11.04.2020 в 23:14 прибытие 12.04.2020 в 04:54.

Так как даты приезда и отъезда, а также направление движения соответствует приказу о командировке, данные билеты являются подтверждением расходов на проезд.

Аналогичным образом возмещаются расходы на проезд водным и автотранспортом. В случае приобретения авиабилета, его стоимость подлежит возмещению при наличии посадочного талона.

Документы о расходах на проживание

В общем порядке подтверждение расходов на проживание в командировке осуществляется на основании квитанции об оплате услуг проживания. В квитанции должна быть указана следующая обязательная информация:

  • ФИО проживающего (сотрудник);
  • период проживания (с «_» ____ __г. по «_» ____ __г.) с указанием количества суток («_» сут.);
  • цена проживания за сутки и общая сумма к оплате.

Период проживания, указанный в квитанции, должен соответствовать периоду командировки по приказу, а также дате приезда и отъезда, отраженных в проездных документах.

Действующие нормы НК РФ не содержат ограничений относительно размера расходов на проживание, подлежащих возмещению в связи с командировкой. В связи с этим цена проживания контролируется работодателем на основании лимитов, установленных локальными нормативными актами компании.

Следует помнить о наличии на квитанции обязательных реквизитов:

  • информации о юрлице/ИП, предоставляющем услуги проживания (полное наименование, адрес регистрации, ИНН, контактные телефоны);
  • печать организации (гостиницы, отеля), подпись ответственного должностного лица.

Во избежание возможных споров с налоговыми органами, для подтверждения расходов, помимо квитанции, также необходимо иметь счет на оплату услуг проживания, договор с гостиницей, а также копии выписки из ЕГРИП (если на время командировки жилье арендовано у ИП). Указанные документы не являются обязательными, но они с большой вероятностью застрахуют работодателя от возможных претензий со стороны налоговиков.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector