Skupka-prestizh.ru

Документы и юриспруденция
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Возмещение гсм сотруднику за использование личного автомобиля 2020-2021

Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году

Иногда работа сотрудников предприятия связана с постоянными разъездами. Однако, далеко не всегда транспорт для этого предоставляется руководством компании, поскольку содержать собственный автопарк затратно. В связи с этим существует такое понятие как компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта. Чаще всего на данную выплату претендуют курьеры, личные водители руководства, персонал службы доставки, торговые представители, агенты, директора. Право на возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта регламентировано статьей 188 ТК РФ и может возникнуть даже в случае разовой служебной поездки.

  1. На каких условиях производится возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году
  2. В каком размере выплачивается компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году
  3. Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля
  4. Пример выплаты компенсации за использование личного автомобиля на работе в фиксированном размере
  5. Распространенные ошибки по теме “Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году”
  6. Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году”

На каких условиях производится возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году

Чтобы претендовать на получение компенсации за согласие на эксплуатацию личного автомобиля для совершения деловых поездок, сотрудник должен убедиться в том, что соблюдены 4 условия:

  1. Использование личного автомобиля в служебных целях осуществляется с ведома работодателя (сотрудник не самовольно эксплуатирует авто в деловых поездках).
  2. Сотрудник может представить документы, подтверждающие владение транспортным средством, которое планирует эксплуатировать в служебных целях.
  3. Работник сохранил платежные документы, подтверждающие факт несения расходов на содержание эксплуатируемого по работе автомобиля.
  4. Стороны соглашения обговорили величину компенсации и способ ее расчета, после чего закрепили договоренность документально.

В каком размере выплачивается компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году

Важно! В законодательстве не имеется указаний насчет методики вычисления сумм компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. То есть, фактически, не будет нарушением, если работодатель просто укажет в нормативных актах предприятия любую адекватную сумму возмещения. Однако, чтобы не было проблем с налоговыми органами, лучше все же разработать схему исчисления компенсационных выплат, чтобы обосновать их размер.

Положениями ТК РФ рекомендовано предоставлять следующие компенсации сотрудникам, согласившимся на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях:

  1. Компенсацию затрат, понесенных в процессе использования транспортного средства (бензин, масло, дизельное топливо и др.).
  2. Компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля, за его эксплуатацию.

Чтобы обосновать размер сумм, на которые будет уменьшена налогооблагаемая база, во избежание конфликтов с контролирующими органами, следует привести хотя бы элементарную методику исчисления суммы компенсации и прописать ее в соглашении об использовании личного автомобиля сотрудника. К примеру, можно сделать следующее:

  • определить расценки за 1 километр пробега “в рабочих целях” (расценки можно подсмотреть в службе такси);
  • сделать компенсационную сумму равной величине амортизации машины за месяц.

Сами же налоговые инспекции рекомендуют для целей налогообложения принимать во внимание при исчислении размера компенсации за эксплуатацию собственного автомобиля работника следующие моменты:

С суммы компенсации за эксплуатацию авто не будет удержан НДФЛ и страховые взносы. Однако, НДФЛ удерживается в случаях, когда возмещаемые расходы признаются доходом в натуральной форме (ремонт машины, техосмотр, приобретение запчастей, техобслуживание):

“Возмещаемые работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”.

Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

Окончательный размер компенсации за поездки на личном автомобиле по работе будет зависеть от следующих факторов:

  1. Технических характеристик автомобиля:
  • марки транспортного средства;
  • показателя расхода бензина;
  • мощности двигателя и др.
  1. Километража пробега.
  2. Характера поездок.

В Постановлении Правительства РФ от 08.02.1992 № 92 содержатся следующие нормы расходов компаний, связанных с возмещением расходов:

Вид транспортного средстваРабочий объем двигателяВеличина компенсации в рублях
Грузовой автомобильНе важенБезлимит
Легковой автомобильМенее 2 000 куб.м.1 200
Более 2 000 куб.м.1 500
МотоциклНе важен600

Работодатели редко выплачивают суммы, превышающие данные нормы, поскольку они не могут учесть разницу при налогообложении (см. пример в конце статьи).

Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля

Работник, согласившийся эксплуатировать свой личный транспорт по поручению работодателя, может быть уверен в том, что компенсация будет ему выплачена, если наниматель позаботился о формировании пакета документов, включающего в себя:

● норма расхода горюче-смазочных материалов в тех. документации ТС;

● методике, составленной работодателем;

● тексте соглашения об эксплуатации личного транспорта сотрудника.

Величина возмещения может быть прописана в:

● трудовом договоре, дополнении к договору, дополнительном соглашении (если размер компенсации фиксированный);

● расчетном листке (калькуляции, расчете);

Пример выплаты компенсации за использование личного автомобиля на работе в фиксированном размере

Представим гипотетическое коммерческое предприятие ООО “Везём груз”. Компания владеет собственным автопарком, однако, количество заказов на перевозку тяжеловесных грузов резко возросло за последний год, и руководство решило нанимать сотрудников с личными грузовыми автомобилями. Недавно был нанят Фёдор Некрасов, являющийся собственником грузового автомобиля. В договоре найма работодатель указал сумму компенсации за эксплуатацию личного транспорта сотрудника в служебных целях в размере 3000 рублей в месяц.

Также на работу в ООО “Везём груз” взяли в качестве личного водителя директора Ивана Травина, владеющего легковым автомобилем с объемом двигателя 2100 куб.м. Ему работодатель готов возмещать 2500 рублей в месяц за эксплуатацию его Тойоты.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 08.02.1992 № 92, нормой расходов предприятия на выплату компенсаций за использование легкового транспорта с объемом двигателя более 2000 куб.м. считается сумма в 1500 рублей. Значит, работодатель “от себя” добавляет к сумме компенсации 1000 рублей в месяц. Надбавку он не вправе учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. А вот для грузовых автомобилей лимита не установлено, значит, сумма в 3000 рублей в месяц обоснована, и ее можно учесть в расходах фирмы.

В ноябре Фёдор Некрасов представит в бухгалтерию путевые листы за 24 рабочих дня, тогда как рабочих дней в ноябре было 25. Однако, поскольку компенсация выплачивается в фиксированном размере, это никак не повлияет на ее размер – водитель получит 3000 рублей компенсации за ноябрь.

Распространенные ошибки по теме “Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году”

Ошибка: Сотрудник фирмы, работающий на складе, вынужден был осуществить длительную поездку на завод за не доставленным в срок материалом на собственном автомобиле. Он не потребовал компенсации стоимости бензина от работодателя, поскольку думал, что на возмещение подобных расходов имеют право только сотрудники, чья ежедневная работа связана с разъездами.

На самом деле, правом на компенсацию ГСМ обладает любой сотрудник, который по договоренности с руководством (не самовольно) отправился в деловую поездку на личном транспорте.

Ошибка: Сотрудник фирмы не потребовал компенсации горючего после того, как совершил служебную поездку на личном грузовике, поскольку поездка имела разовый характер, обычно эксплуатировался транспорта из автопарка предприятия.

Даже если служебная поездка на личном автомобиле была разовая, работнику по-прежнему полагается компенсация стоимости ГСМ.

Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году”

Вопрос: Будет ли выплачена компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта, если он управляет автомобилем на основании доверенности?

Вопрос: Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта не укладывается у работодателя в “прибыльные” нормы, а потому компании это не выгодно. Как по-иному оформить такие отношения с работником?

Ответ: Альтернативным вариантом в таких случаях выступает договор аренды транспортного средства. Это выгоднее для работодателей, поскольку размер арендной платы и затрат на содержание/ремонт автомобиля сотрудника закон позволяет включать в расходы. При этом НДФЛ удерживается с величины арендной платы.

Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать

Компенсация ГСМ — это возмещение затрат, которые возникли у работника из-за использования личного транспорта в служебных целях. Рассказываем, как оформляются и возмещаются сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Сотрудник с разъездным характером работы использует личное авто: как оформить расход ГСМ

С сотрудником организации заключен трудовой договор, который предусматривает разъездной характер работы. Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль. Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, договор аренды автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался. ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации. Организация не является транспортной. Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров. Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива.

Может ли в этом случае организация принять в расходы по прибыли стоимость ГСМ в пределах установленных для автомобиля норм? Может ли организация принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным от топливных компаний за указанные выше заправки?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах.

Если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то вычет по ГСМ можно заявить на общих основаниях.

Обоснование позиции:

С точки зрения трудового законодательства, возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда (ст. 129 ТК РФ), а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются. Смотрите также Энциклопедию решений. Заработная плата.

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В частности, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Главное, чтобы размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников был установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Читать еще:  Перечисление страховых взносов при увольнении сотрудника 2020-2021

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В рассматриваемом случае расходы осуществлены с согласия работодателя, поэтому могут быть классифицированы как иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Данные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87.

Нужно иметь в виду, что ранее чиновники рекомендовали учитывать такие расходы в составе расходов на оплату труда (смотрите письма Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 19.04.2007 N 03-03-06/1/250). Эта позиция вновь была озвучена в письме Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562, в котором сказано о возможности учета затрат на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ) в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Однако, с учетом вышеприведенных норм ТК РФ, учет расходов на основании п. 3 ст. 255 НК РФ, на наш взгляд, является небесспорным (с учетом вышеприведенных положений ТК РФ и арбитражной практики).

Отметим также, что гл. 25 НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080). Например, по мнению контролирующих органов, необходимым условием для подтверждения расходов на ГСМ и использования автомобиля в производственных целях является путевой лист (или иной самостоятельно разработанный организацией первичный учетный документ), в обязательном порядке содержащий информацию о маршруте следования автомобиля (письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). В данном случае указанное условие выполняется.

Согласно п. 4 ст. 252 НК РФ если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. Поэтому, на наш взгляд, организация вправе учесть понесенные затраты в рассматриваемом случае по нескольким основаниям (п. 25 ст. 270 НК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) при условии выполнения требований п. 1 ст. 252 НК РФ.

Использование топливных карт

Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты в том числе при использовании автомобиля работника (смотрите также материал: Вопрос: В организации планируется установить работникам разъездной характер работы и компенсировать расходы на ГСМ путем выдачи топливных карт. Возможно ли компенсировать работнику расходы на ГСМ не в денежной форме, а путем выдачи топливной карты? Необходимо ли при компенсации ГСМ топливной картой при разъездном характере работы выплачивать работнику дополнительно компенсацию за использование личного автомобиля? Что необходимо выплачивать работнику при исполнении трудовых обязанностей вне места работы (разъезды)? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», август 2019 г.)).

Отметим, что, если работник не принят на должность водителя, не перевозит пассажиров или грузы, составлять путевой лист в этой ситуации с формальной точки зрения не требуется. Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017).

Приобретение работником ГСМ для служебных целей посредством топливной карты может подтверждаться чеками АЗС, отчетами поставщика ГСМ, отчетом сотрудника о совершенных поездках по поручению работодателя (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В таких случаях сумма «входного» НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету.

На наш взгляд, если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то и по ГСМ, полученным по топливным картам, вычет можно заявить на общих основаниях.

Вместе с тем в настоящее время мы не располагаем разъяснениями официальных органов по данному конкретному вопросу.

Для более объективной оценки налоговых рисков рекомендуем организации обратиться за письменными разъяснениями по данному вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ).

Напомним, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений о порядке исчисления налога, данных ему финансовым или налоговым органом (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции на основании полной и достоверной информации исключают вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, что освобождает его от привлечения его к ответственности (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 111 НК РФ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

— Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Использование личного автомобиля в служебных целях: компенсация ГСМ

Возможна ли компенсация ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях сотрудникам, использующим свои машины на работе? Может ли компания включить такие затраты в состав расходов по налогу на прибыль? Правильный ответ – в статье.

Уже включено

Действующее законодательство предусматривает возможность использования имущества работников в деятельности организации с их согласия с условием выплаты компенсации. Конкретные условия, такие как: вид имущества, размер компенсации, период использования, устанавливаются в соглашении между работником и работодателем.

Обычно это оформляется как дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако такие правоотношения могут быть оформлены и приказом руководителя организации. Волеизъявление работника подтверждает подпись об ознакомлении с документом.

Важно знать, что компенсация ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях НДФЛ не облагается без учета величины выплаты. Нормируются только расходы на прибыль. Подоходного налога и обязательных страховых взносов это не касается. Не облагается вся сумма компенсации, установленная соглашением работника и работодателя.

В принципе размер компенсации за эксплуатацию машины может быть любым, главное его обосновать. Однако для целей налогообложения прибыли такие затраты предприятия учитываются в пределах норм. Они утверждены постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.

По мнению чиновников, они уже включают в себя компенсацию ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях 2019 . И не только топливо включено в данный норматив. Сюда входит износ, техническое обслуживание и ремонт.

К сведению: нормы расходов

Норма расходов на выплату компенсации за автотранспорт составляет:

Транспортное средствоСумма компенсации в месяц
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно1 200
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см1 500
мотоциклы600

Если же организация кроме выдачи работнику данной суммы выплачивает возмещение ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях , то такие суммы при налогообложении прибыли учитывать нельзя. Такого мнения придерживаются чиновники контролирующих ведомств (см., например, письма Минфина от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Можно арендовать

Другим вариантом оформить такие правоотношения является аренда автомобиля работника. То есть работодатель может заключить договор аренды с работником и эксплуатировать арендованный автомобиль.

В этом случае организация сможет без проблем учесть расходы на ГСМ, не обращая внимания на установленный лимит (письма Минфина от 13.02.2007 № 03-03-06/1/81, от 29.11.2006 № 03-03-04/1/806). При этом следует учитывать, что с дохода работника придется удерживать НДФЛ.

Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты

Обзоры КонсультантПлюс

К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, моторные и трансмиссионные масла, жидкости для охлаждения и тормозные.

Решение о компенсации ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, должно быть оформлено приказом директора. Размер возмещаемых расходов следует указать в письменном соглашении, как того требует ст. 188 ТК РФ .

Для определения норм расходов топлива и других ГСМ можно использовать Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Документальное оформление

Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу. Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля.

Для возмещения ГСМ необходимы следующие документы:

  1. Подтверждение права собственности работника на автомобиль (Свидетельство о регисорации ТС).
  2. Приказ о возмещении расходов.
  3. Дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее размер возмещения.
  4. Подтверждение служебного характера поездок.
  5. Экономически обоснованный расчет возмещения за расход ГСМ.
  6. Документы, подтверждающие произведенные издержки (чеки, товарные и ККМ).

Образец приказа

Образец дополнительного соглашения

Пункты 5 и 6 подтверждаются заполненным путевым листом, в котором указывается как маршрут поездки, так и показания спидометра, по которому можно рассчитать километраж и определить количество бензина, необходимое для поездки.

Если форма путевого листа, разработанная Госкомстатом, окажется сложной в заполнении, следует разработать и утвердить свой отчетный документ о поездках. В отчете должно быть указано время выезда и возвращения, дата и цель поездки, адрес места назначения.

Подробно о заполнении путевого листа рассказано в нашей статье на сайте.

Налогообложение компенсации ГСМ

Все виды законодательно установленных выплат не подлежат налогообложению.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ , компенсация не облагается НДФЛ, а в соответствии с пунктом 1 статьи 420 НК РФ , на нее не начисляются страховые взносы.

Письмо Минфина от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 напоминает, что необходимым условием для того, чтобы сумма возмещения, выплаченная работнику, не облагалась страховыми взносами и НДФЛ, являются документальное оформление, экономически обоснованные расчеты и подтверждение служебной цели использования личного транспорта.

Компенсация за использование личного авто

​​Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем. А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.

Законодательные и нормативные акты

В Трудовом кодексе РФ отмечается, что работнику положена компенсация за использование личного транспортного средства для нужд работодателя. Об этом говорит статья 188. Такое использование может быть однократное, либо на постоянной основе. Компенсация выдается с целью покрытия затрат на пользование машиной. Это:

  • покупка бензина;
  • обслуживание и ремонт;
  • амортизация.

Такие выплаты не относятся к заработной плате. У них иное назначение, не связанное с выполнением работником служебных обязанностей. Эти выплаты призваны компенсировать траты на транспорт, понесенные сотрудником в связи с выполнением трудовых обязанностей. Порядок, величина и сроки выплат закрепляются трудовым соглашением.

Бухгалтерам, которым предстоит вести расчеты с работником и налоговой службой, помимо Налогового кодекса следует изучить Постановление Правительства № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций».

Соглашение о покрытии расходов

Этот документ составляется в интересах работника. Он подтверждает договоренность между ним и работодателем. В документе отражаются сведения:

  • характеристики машины;
  • сумма и сроки выплат.

Иногда работодатели не предлагают составление соглашения, обходясь составлением приказа. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. Предпочтительнее соглашение составить. Этот документ поможет защитить права сотрудника при возникновении спорных ситуаций.

При составлении письменной договоренности важно указать сумму компенсации и ее вид. Отдельной строкой прописываются выплаты, компенсирующие затраты на бензин и обслуживание. Нормативов, оговаривающих величину компенсации, законодательство не предусматривает. Эти вопросы решаются индивидуально на предприятии. Минфин и налоговая службы рекомендуют при расчетах учитывать частоту использования транспортного средства.

При расчете налоговых выплат, учитывается срок использования машины, насколько она изношена. За образец можно взять примеры:

  1. Сумму выплат рассчитывать по средней стоимости оплаты 1 км такси, принятой в городе.
  2. Взять за основу рассчитанную сумму амортизационных начислений.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Нормы устанавливаются индивидуально на каждом предприятии. Законодательство не оговаривает предельной или минимальной суммы. Она должна быть разумной. Величина выплаты должна быть обоснована и подтверждаться существующими на данный момент расценками.

Читать еще:  Жилищные льготы для детей инвалидов в 2020 году

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Сумма должна покрывать расходы сотрудника на:

  • амортизацию;
  • ГСМ;
  • техническое обслуживание.

При расчете суммы компенсации налоговыми органами рекомендуется брать в расчет параметры:

  • степень износа;
  • период пользования;
  • частота пользования.

Определяем размер компенсации

Бухгалтерами, осуществляющими расчет и перечисление компенсации работнику, будет браться в расчет величина выплат, указанная в соглашении. Учитываются документально подтвержденные затраты.

Например, трудовым соглашением предусмотрена ежемесячная сумма компенсации в размере 6000 рублей. Затраты на бензин оплачиваются отдельно. Сотрудник ежемесячно предоставляет в бухгалтерию чеки на покупку бензина на заправочных станциях. Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин. Итоговая сумма и будет перечислена работнику в качестве компенсации.

Как подтвердить компенсацию

Для подтверждения правомерности начисляемых компенсаций предоставляются документы:

  1. Соглашение между работником и организацией. Прилагается к трудовому договору.
  2. Документ о нахождении личного транспорта в собственности.
  3. Путевые и маршрутные листы, журналы.
  4. Чеки и квитанции на покупку расходных материалов.
  5. Методика расчета выплат.
  6. Отчеты работника.

Налоговый учет

Компенсации не облагаются НДФЛ. Об этом говорится в письме № 03-04-06/22274 Минфина, Приказе Роструда № 17-3/В-291.

При расчете налога на прибыль сумма компенсации учитывается частично. Расчет ведется с использованием установленных нормативов и «привязывается» к объему двигателя:

  • 1200 руб. норматив для легковых автомобилей с двигателем до 2000 куб. м.;
  • 1500 руб. норматив для двигателя более 200 куб. м.

Расчет одинаков для организаций с обычной и упрощенной системой налогообложения.

Может вызвать нарекания у налоговой службы отражение в расходах фиксированной ежемесячной выплаты и сверх того, выплата расходов на ГСМ. Служба считает затраты на бензин уже заложенными в ежемесячную фиксированную выплату.

Отражение компенсации в статье расходов происходит после ее выплаты.

Использовать автомобиль работника в рабочих целях, можно, заключив договор на аренду. При таком договоре передается в пользование только транспорт, услуги по обслуживанию автомобиля собственник не оказывает. К договору прилагается акт передачи с описанием характеристик и стоимости машины. На балансе предприятия она отражается в качестве арендованного средства. Плата за пользование устанавливается по соглашению сторон. Разумнее выбирать оплату не фиксированную, а почасовую. Так собственнику не придется платить за часы простоя, например, если сотрудник будет на больничном или в отпуске.

При пользовании на условиях аренды в расходы организации попадут траты на бензин и обслуживание машины, на ее ремонт, мойку и стоянку. Все эти затраты списываются в расходы предприятия. С платы за аренду удерживается НДФЛ, компания-арендатор является налоговым агентом. Эта позиция отражена в письме Минфина № 03-04-06/33598. Зато страховые взносы в этом случае платить не придется. Ведь договоры по передаче имущества в пользование не облагаются взносами на травматизм и страхование.

Сравнительная таблица о преимуществах и недостатках аренды или компенсации

СравнениеПо договору арендыС компенсацией
С точки зрения налоговВыплаты по договору аренды организация отражает в виде статьи расходов. Это актуально и для упрощенной системы налогообложения, и для общейЗаконодательством предусмотрены нормативы в зависимости от объема двигателя. Легковые машины нормируются организациями как с общей, так и с упрощенной системами налогообложения. Для грузовых машин: при ОСНО выплата списывается в расход полностью, при упрощенной системе списать в расходы нельзя
Включение в выплаты расходов на ГСМ и бензинАрендуя машину, организация берет на себя расходы по обслуживанию и покупке бензина и ГСМ. Поэтому такие траты могут быть учтены в расходахСогласно письму Минфина, в сумму компенсации уже включены затраты на бензин и ГСМ. Включение таких выплат в расходы сверх фиксированной нормы, может повлечь вопросы от налоговой
Наличие или отсутствие НДФЛ и страховых взносовС арендных выплат НДФЛ высчитывать нужно. От страховых взносов данный вид выплат освобожденНДФЛ и страховые взносы не предусмотрены. Выплачиваемая компенсация должна соответствовать указанной в соглашении сумме
Если работник не является собственником транспортного средства и пользуется машиной по доверенностиДля оформления договора аренды необходимо согласие владельца машины. Если его личное присутствие невозможно, в доверенности пользователя должно быть указано право на заключение договора арендыВ этом случае компенсацию не получится внести в расходы. Страховые взносы и НДФЛ в этом случае придется рассчитать

Документы для оформления компенсации

Для оформления компенсации понадобятся документы:

  1. Документально оформленное соглашение, в котором отражены сроки выплаты и размеры компенсации. Методика расчета может быть указана здесь же.
  2. Документы, подтверждающие что сотрудник является собственником автомобиля.
  3. Приказ начальника о начислении компенсации.

Заключение

Для получения компенсации за использование личного транспортного средства в служебных целях, нужно подготовить соответствующие документы. Не стоит надеяться на устные договоренности с работодателем. Наличие документов, подтверждающих договоренности, позволит избежать спорных ситуаций в дальнейшем. Налоговая служба и контролирующие органы следят за надлежащим ведением документации в организации. Их ненадлежащее оформление может повлечь вопросы со стороны контролирующих органов.

Личный авто в служебных целях: сколько? как? почему?

Согласно ст.188 ТК РФ при использовании работником личного транспорта в интересах работодателя, ему выплачивается компенсация за использование и возмещаются расходы, связанные с таким использованием. Размер возмещения расходов определяется в трудовом договоре.

Согласно п.1 пп.11 ст.264 НК РФ данная компенсация может быть включена в налоговую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N92 от 08.02.2002г.

Норма расходов (руб. в месяц)

Легковые авто с рабочим объемом

двигателя до 2.000 куб. см. включительно 1.200

Легковые авто с рабочим объемом

двигателя свыше 2.000 куб. см. включительно 1.500

Суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с эксплуатацией автомобиля не облагаются НДФЛ (п.1 ст.217 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 20.04.2015 N03-04-06/22274 ) и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст.422 НК РФ, Письмо Минтруда РФ от 27.07.2016 N17-3/В-291) в пределах, установленных Соглашением работника и работодателя при наличии подтверждающих документов.

Могут ли расходы на износ, горюче-смазочные материалы, ремонт, возмещаемые сотрудникам учитываться в составе расходов по налогу на прибыль?

Согласно Письму Минфина от 14.08.2017г. №03-03-06/1/52036

В размерах вышеприведенных компенсаций, уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому их стоимость не может быть повторно включена в состав расходов.

Какими документами подтвердить расходы, связанные с использованием работником личного автомобиля?

Следующие документы необходимо подготовить для подтверждения расходов:

  • Документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику;
  • Документы, подтверждающие факт использования автомобиля в служебных целях. Например, если работник находится в отпуске, то такие расходы не могут быть компенсированы;
  • Документы, подтверждающие сумму понесенных расходов (путевые листы, чеки на покупку ГСМ, др.).

Пример Соглашения об использовании личного автомобиля:

Соглашение об использовании личного автомобиля работника

в служебных целях

«__» ____________ 20__ г. г. ____________

______________________________________ (________________), именуем__ в дальнейшем «Работодатель», в лице ________________________, действующего на основании __________________ , с одной стороны, и водитель автотранспортного средства _________________________________________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», руководствуясь статьей 188 Трудового кодекса РФ, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. В интересах Работодателя Работник использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль марки (модели) ______________________________________, год выпуска ______, рабочий объем двигателя ______ куб. см, государственный регистрационный знак _________________, идентификационный номер (VIN) _____________________, цвет ___________ .

2. Работнику за использование личного транспортного средства в служебных целях возмещаются расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, в соответствии с нормами расходов топлива и на основании представляемых Работником чеков ККТ АЗС и путевых листов, а также выплачивается компенсация _______________________________________________________ .

3. Расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются работнику исходя из ____________ — ___л/____ км и километража, пройденного в служебных целях, по сведениям путевого листа.

4. Для получения компенсации Работник до ____ числа месяца, следующего за истекшим, предоставляет в бухгалтерию:

  • документы, подтверждающие затраты на горюче-смазочные материалы;
  • путевой лист по форме ______ с указанием маршрута следования по служебным поручениям.

5. Порядок выплаты денежной компенсаций и возмещения расходов: ___________________________________________________________________________.

6. За время нахождения Работника в отпуске, командировке (если при этом не используется личное транспортное средство) или отсутствия на работе по причине болезни, а также при использовании личного транспортного средства в целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается.

7. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания Сторонами.

8. Настоящее Соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

1) копия свидетельства о регистрации транспортного средства;

2) копия водительского удостоверения Работника.

Сумму компенсации можно предусмотреть в Соглашении в фиксированной сумме или выплачивать на основании расчетной величины (например, в зависимости пройденных километров).

Если принято решение выплачивать компенсацию на основании расчетной величины, тогда в Соглашении следует прописать порядок расчета и ежемесячно готовить бухгалтерскую справку.

Пример бухгалтерской справки для расчета компенсации за использование личного автомобиля.

компенсации за использование легкового автомобиля

за (месяц) 20__ г.

________________________________________________ использовал личный автомобиль в служебных целях в ____________ 20__ г. __ рабочих дней, за которые было пройдено ____ км пути (маршрут указан в путевом листе и прилагается к настоящей справке).

  • Компенсируется стоимость __ литров бензина, в сумме _____ руб. (чеки АЗС прилагаются к настоящей справке);
  • Компенсируется износ автомобиля в фиксированном размере в сумме ____ руб.;
  • Компенсируется стоимость платной парковки за ___ рабочих дней в сумме ________ руб. (квитанции об оплате прилагаются к настоящей справке).

Общая сумма компенсации составляет _______ руб..

1. Путевой лист движения автомобиля в ________ 20__ г. На __ листах.

2. Чеки на покупку ГСМ в ________ 20__ г. На __ листах.

3. Квитанция об оплате парковки за ________ 20__ г. На __ листах.

____________ ___________ (подпись)

Правила учета ГСМ обновлены

Недавно были обновлены правила учета ГСМ, и с тех пор бухгалтеры сталкиваются с проблемами расчета нормативов и отражения находящегося в баке автомобиля бензина. В данной статье постараемся ответить на наиболее часто встречающиеся вопросы относительно учета горюче-смазочных материалов.

Правила учета ГСМ обновлены

Распоряжением Министерства транспорта от 06.04.2020 № НА-51-р были обновлены методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов для отдельных марок автомобилей 2008 и более поздних годов выпуска. Нормами расхода рекомендуется пользоваться не только при расчетах, но также при списании затрат на ГСМ (но это право, а не обязанность предприятий). Обновления коснулись следующих разделов:

  • «Фургоны отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
  • «Легковые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года» (для Lada Granta, Lada Priora, Lada Kalina, Lada Vesta и др.);
  • «Грузовые бортовые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
  • «Автобусы отечественные и стран СНГ с 2008 года».

Были также утверждены максимальные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в Севастополе и Крыму. Эти показатели необходимы для расчета себестоимости перевозок и иных видов транспортных работ, проведения расчетов с водителями ТС и пользователями, планирования потребности фирм в обеспечении ГСМ.

Правила учета ГСМ – нормативы

Компании имеют право на утверждение собственного лимита расходования топлива:

  • заимствуют сведения о расходовании ГСМ из технической документации на машину;
  • собирают комиссию и производят замеры.

Замеры расхода бензина производятся по следующей схеме (отдельно для порожнего и груженого ТС, для летних и зимних поездок, для простоя с включенным двигателем и т.д.):

  1. В пустой бак заливается бензин, фиксируется его объем.
  2. Автомобиль ездит до момента полного опорожнения бензобака.
  3. По спидометру определяется, сколько километров авто проехало до опустошения бака.
  4. Определяется, сколько топлива требуется для проезда 1 километра (число литров делится на количество километров).
  5. Составляется акт комиссии с подписями всех ее членов.

Важно! Периодически необходимо проводить сверку данных, отраженных в бухгалтерском учете, с фактическими остатками. Что касается определения норматива расходования бензина, разрешается установить базовый норматив и повышающие коэффициенты для поездок по перегруженным трассам, для поездок зимой и т.д.

Правила учета ГСМ: проводки

Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:

ОперацияДЕБЕТКРЕДИТ
Покупка ГСМ по топливным картам и талонам
Отражение денежных средства, перечисленных за карты/талоны, в качестве выданного аванса60, субсчет «авансы выданные»51
Принятие к вычету НДС с выданного аванса68, субсчет «расчеты по НДС»76
Принятие к учету горюче-смазочных материалов, отпущенных по талом или картам (на основании отчета компании-эмитента талонов или карта, либо корешков талонов от водителей).1060
Отражение НДС по ГСМ1960
Принятие к вычету НДС по ГСМ68, субсчет «расчеты по НДС»19
Восстановление НДС, принятого к вычету с перечисленного аванса7668, субсчет «расчеты по НДС»
Покупка ГСМ за наличные
Выдача денег под отчет на покупку ГСМ7150
Оприходование ГСМ на основании авансового отчета от водителя1071
Отражение НДС по приобретенным ГСМ1971
Принятие к вычету «входного» НДС по ГСМ68, субсчет «расчеты по НДС»19

Стоимость израсходованных за месяц горюче-смазочных материалов рассчитывается по путевым листам или отчетам систем контроля пробега и расхода ГСМ. Списание производится на затраты на последнее число месяца:

ОперацияДЕБЕТКРЕДИТ
Включение стоимости ГСМ в затраты (только при наличии счета-фактуры продавца)20 (26, 44)10

Правила учета ГСМ, полученного при покупке автомобиля

При покупке авто в баке обычно остается определенное количество бензина. Если объем бензина указан в договоре купли-продажи, ГСМ можно оприходовать, если нет – имеются варианты:

  • когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
  • если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).

Правила учета ГСМ – учет компенсаций

Если в процессе производства используются личные автомобили сотрудников (с согласия и ведома работодателя), им без ограничений могут выплачиваться денежные компенсации. Согласно статье 188 ТК РФ, работодатель обязан выплачивать такие компенсации, а их размер должен быть оговорен в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Величина компенсации не ограничена, но должна быть обоснованной. Выплачиваются средства по окончании календарного месяца. Рекомендуется составить дополнительное соглашение к трудовому договору (с приложением свидетельства о регистрации ТС и копии руководства по эксплуатации), в котором были бы предусмотрены такие пункты:

  • работник должен вести учет служебных поездок в путевых листах;
  • путевые листы и документы, свидетельствующие о понесенных транспортных расходах, передаются в бухгалтерию в последний рабочий день месяца;
  • за использование машины сотрудника работодатель обязуется выплачивать компенсацию;
  • работник с … (дата) при исполнении трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль (сведения об автомобиле);
  • расчет компенсации производится по нормативу расхода топлива, указанному в руководстве по эксплуатации авто, и километражу.

Компенсация рассчитывается пропорционально количеству отработанных сотрудником дней, во время отпуска, командировки и т.д. выплата не производится.

В целях налогообложения компенсации за использование личного автомобиля сотрудника нормируются:

  • отдельное от выплаты компенсации возмещение стоимости топлива является сверхнормативной выплатой, которую нельзя учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 23.08.2013 № 03-03-06/1/39239);
  • расходы на выплату компенсаций учитываются в затратах (на дату фактической выплаты сотруднику) в пределах норм, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Пример учета компенсации за использование личного автомобиля

Работодатель выплатил работнику 5500 рублей за использование в производственных целях легкового автомобиля сотрудника с объемом двигателя менее 2 тыс. куб. см. Уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль можно будет только на 1200 рублей по норме. Проводки на дату выплаты компенсации:

Правила учета ГСМ – подтверждение расходов на топливо

Формы путевого листа обязательны к применению только для профессиональных перевозчиков. Непрофильные компании вправе разрабатывать свои бланки и отражать их как приложение с образцом в учетной политике. Следует помнить о таких моментах:

  • на каждый автомобиль должен оформляться отдельный путевой лист;
  • предельный срок действия листа – 1 месяц;
  • в путевом листе отражается точный маршрут поездки и расход топлива.

Если в компании более двух транспортных средств, учитывать расходы на топливо будет проще, если вести внутреннюю отчетность. Формы отчетности, сроки составления, список ответственных лиц – все утверждается руководством в приказе. Среди полезных отчетных форм:

  1. Отчет о движении горюче-смазочных материалов, оформляемый материально ответственным за выдачу ГСМ работником на основании актов, требований, товарно-транспортных накладных, карточки учета расхода ГСМ, ведомости учета возврата талонов. В документе указываются сведения о получившем топливо сотруднике, разновидности ГСМ, единицы измерения, цель выдачи, остаток на начало/конец отчетного периода, поступление, выбытие.
  2. Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов. В документе указывается выданное всем работникам топливо. Водители предъявляют путевой лист или другой документ, итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости, вместе с наименованием и маркой ГСМ, информацией об автомобиле (регистрационный номер, модель, марка), информацией о водителе (ФИО, день выдачи топлива, табельный номер), сведения о ГСМ, необходимых в период техобслуживания и ремонта ТС (на основании накладных и лимитно-заборных карт).

Законодательные акты по теме

Письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875Об уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль на стоимость израсходованного бензина
Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354О возможности применения спутниковой системы для расчета ГСМ
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78Утверждение формы путевого листа как документа

Типичные ошибки

Ошибка: Компания перешла на спутниковую систему для учета ГСМ, не отразив переход в учете.

Комментарий: Необходимо издать приказ об отмене ранее применявшихся нормативов расхода топлива и закрепить новый способ учета ГСМ. Дата издания приказа должна совпадать с датой введения системы в эксплуатацию. Нужно сделать распечатку системы с указанием расхода бензина по каждому рейсу. Ее подкалывают к путевому листу и списывают ГСМ.

Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ

Вопрос №1: Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?

Ответ: Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.

Вопрос №2: Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?

Ответ: Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Командировка на личном автомобиле в 2020 году

Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. Связаться с автором

Вернуться назад на Командировка 2020

• гарантии работнику при направлении его в командировку;
• порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий.

Работодатель в 2020 году должен прописать порядок оформления и оплаты командировки в локальном нормативном акте, например, в положении о командировках.

На вопрос «Заключать ли с сотрудником соглашение об аренде личного автомобиля» есть 2 ответа:

1. Безопаснее заключить договор и прописать сумму компенсации. Размер компенсации за ГСМ может быть любым, но в расходах можно учесть лишь нормативные показатели:
• 1 200 руб. в месяц — если объем двигателя менее 2000 см 3;
• 1 500 руб. в месяц — в случае превышения 2 000 см 3. Обязательно возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (Письмо Минфина N 03-04-05/3235).
2. Если договор не заключать, то работнику оплачиваются вся сумма за бензин по авансовому отчету. Эта же сумма учитывается в налоговых расходах. В данном случае возможны споры с налоговиками, т.к. они рекомендуют и в этом случае оплачивать ГСМ по нормативам.

В любом случае оформите путевой лист. Документ послужит доказательством реальных затрат на бензин, т.к. в нем указывается пробег, маршрут следования и т.д.

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то, что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России № 152.

К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

• название и номер путевого листа;
• данные о сроке действия документа;
• данные о владельце автомобиля;
• информация о транспортном средстве;
• информация о водителе.

В 2020 году некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

• служебное задание;
• командировочное удостоверение;
• отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ № 1.

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона «О бухучете» №402-ФЗ):

• наименование организации;
• дату составления и номер распорядительного документа;
• данные сотрудника, наименование его должности;
• данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
• длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
• цель командировки;
• подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
• сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

• на проезд в обе стороны;
• на съем жилья;
• суточные;
• прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ № 55.

К отчету необходимо приложить:

• документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
• чеки на ГСМ;
• путевой лист;
• служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Минфин России в своем письме № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа № А27-1862 и Московского округа № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

Кассовая дисциплина 2020
Кассовая книга 2020
Кассовые операции 2020
Клевета 2020
Коллективный договор 2020

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector