Skupka-prestizh.ru

Документы и юриспруденция
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Управление и работа с дебиторской задолженностью

10 правил управления дебиторской задолженностью

Возможность предоставлять товары и услуги на условиях отсрочки платежа всегда является важным конкурентным преимуществом. Однако, дебиторская задолженность нуждается в постоянном управлении для эффективного использования.

В ситуации экономического кризиса многие предприятия сталкиваются с острым дефицитом оборотных средств. Как следствие, возникают проблемы с взаиморасчётами, растёт просроченная дебиторская задолженность и соответственно интерес к методам её минимизации. В этой статье сформулирован ряд правил, позволяющих повысить эффективность управления дебиторской задолженностью.

Прежде всего, управление дебиторской задолженностью состоит из двух контуров — долговременного и оперативного. Долговременное управление дебиторской задолженностью организуется в рамках общей процедуры управления финансами и состоит из планирования ДЗ и контроля соответствия фактического состояния плану.

На этапе планирования происходит распределение ресурсов предприятия по направлениям деятельности: клиентским сегментам, товарным группам, торговым маркам. Предоставление отсрочек — это дополнительная услуга, которую оказывает компания своим клиентам, и оказывать её имеет смысл только самым важным, целевым клиентам, не распыляя ресурсы предприятия на другие сегменты рынка. Более того, иногда с целью продвижения отдельных товарных групп, торговых марок компания устанавливает для них заниженные нормативы оборачиваемости. Итак, правило №1: управляя дебиторской задолженностью, компания должна учитывать свои маркетинговые приоритеты. Отсюда правило № 2: информационное обеспечение планирования и контроля должно позволять эту задачу решить, то есть дебиторскую задолженность нужно научиться планировать и измерять во всех интересующих разрезах.

Оперативное управление дебиторской задолженностью состоит из этапов принятия решения о предоставлении отсрочки конкретному клиенту, контроля сроков погашения и процедуры работы с просроченной дебиторской задолженностью.

Иногда бывает так, что тщательно прописанные планы никак не влияют на реальную жизнь. Чтобы избежать такого казуса в области управления дебиторской задолженностью, советую соблюдать правило №3: процедуру решения о предоставлении отсрочки новому клиенту начинайте с проверки его соответствия установленным на этапе планирования лимитам и критериям.

Если результат проверки положительный, нужно убедиться в платёжеспособности и легитимности нового контрагента (правило №4). Возможность получить регистрационные данные и бухгалтерскую отчётность предприятия существовала всегда, сейчас же эти данные размещены свободно в интернете. Тем не менее, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что руководители предприятий либо не знают о такой возможности, либо игнорируют её, повышая риски предоставления отсрочек.

В ходе подготовки решения не забудьте и о правиле № 5 — заручитесь поддержкой распорядителя финансов вашего клиента. Часто получается так, что менеджер по продажам общается лишь с частью закупочного комитета, плохо себе представляя процедуры принятия решений у вашего клиента. В условиях дефицита денежных средств распорядитель финансов, которым часто выступает финансовый директор, руководствуется собственными приоритетами и, если вы не имеете контакта с ним, повлиять на эти приоритеты будет сложно.

Итак, положительное решение об отсрочке принято и пора перейти к правилу № 6: тщательно подготовьте и проверьте пакет документов, сопровождающих сделку. По этому вопросу я хочу адресовать читателей к статье нашего юридического партнёра , ранее опубликованной в нашей рассылке.

К сожалению, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что в некоторых компаниях отсутствует система контроля финансовой дисциплины. То есть менеджеры по продажам, конечно, предупреждены о необходимости такого контроля и возможно даже где-то записывают плановые сроки погашения задолженностей своих клиентов. Если система стимулирования заставляет, менеджеры даже позванивают клиентам, напоминают о долге. Но в целом политика компании в отношении должников отсутствует, что в случае форс-мажорных обстоятельств на рынке даст о себе знать.

Формирование такой политики начинается с выполнения правила № 7: определите сотрудников, ответственных за своевременное погашение дебиторской задолженности. И не факт, что это должны быть менеджеры по продажам! Взыскание долгов — это работа, чреватая конфликтами. Мобилизуя на неё продавцов, вы рискуете испортить их отношение с клиентом, а значит потерять его. Если масштаб бизнеса и ресурсы позволяют, иногда полезнее сыграть в «плохого и хорошего полицейского». Пусть независимый сотрудник финансовой службы работает с просроченным долгом по отработанной процедуре, зато менеджер по продажам сможет сохранить добрые отношения с клиентом в расчёте на следующие сделки.

В последней фразе речь идёт о правиле № 8: разработайте и внедрите процедуру, бизнес-процесс работы с просроченной дебиторской задолженностью. Сам по себе бизнес-процесс может варьироваться в зависимости от ряда обстоятельств, но принципы его построения должны быть неизменны:

  1. Все действия вашей компании по реализации процедуры взыскания задолженности должны незамедлительно сообщаться высшему руководству компании-должника.
  2. Для каждой категории клиентов должна быть разработана система санкций, используемая в зависимости от суммы долга и продолжительности просрочки.
  3. По мере повышения уровня санкций к решению о дальнейших шагах должен привлекаться более высокий уровень должностных лиц.
  4. Обязательно фиксируйте все факты контактов, переговоров.

В бизнес-процессе взыскания задолженности должно быть закреплено решение важнейшего вопроса: продолжать или нет отгрузки при наличии просроченной дебиторки. Не рискну формулировать правило по этому вопросу, так как его решение зависит от ряда обстоятельств. Отмечу лишь одно из них: вы должны ясно представлять свои возможности по предотвращению отгрузок должнику аналогичной продукции конкурентами.

В российском бизнесе редко используют правило № 9: стимулируйте своевременное погашение дебиторской задолженности. То ли это связано с особенностями нашего бухгалтерского учёта, затрудняющего легальный бонус после отгрузки, то ли с тем, что распорядитель финансов часто равнодушен к возможным дополнительным скидкам для его предприятия. В последнем случае бывает полезно довести ваше предложение до руководителя, заинтересованного в скидке, хотя определить этого человека и выйти на контакт с ним в крупных российских компаниях бывает не просто.

И, наконец, правило № 10: проявляя настойчивость в истребовании просроченного долга, старайтесь избегать личного конфликта с должником. Считайте, что у вас ним возникла общая проблема, которую нужно решить. Такой подход не только ускорит положительное решение, но и позволит вам сберечь нервные клетки.

На нашем сайте также размещены некоторые методические материалы на тему управления продажами, запись вебинара по управлению дебиторской задолженностью, а также описание общей процедуры совершенствования системы управления продажами. С возможностями оптимизации расходов на эту услугу можно ознакомиться в разделе «Стоимость совершенствования системы управления».
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение с учётом такой оптимизации.

Каков порядок работы с дебиторской задолженностью?

Работа с дебиторской задолженностью позволяет компании решать целый комплекс задач, начиная с избавления от ненужных затрат и заканчивая сохранением финансовой устойчивости. Из нашего материала вы узнаете о способах и особенностях такой работы.

Долги дебиторов: где отражаются в балансе и для чего с ними работать

Долги дебиторов отражаются в балансе кредиторов в одном разделе с денежными средствами и иными оборотными активами. Однако мобильность дебиторки существенно ниже денег, и она требует дополнительных усилий (работы с дебиторской задолженностью). Результат такой работы — своевременное погашение долгов и отражение в балансе дебиторской задолженности в достоверной оценке.

Работу с дебиторской задолженностью можно представить в виде набора процедур, позволяющих своевременно получить или взыскать с наименьшими потерями причитающиеся деньги. Способы работы с задолженностью дебиторов зависят от состава и структуры самой задолженности.

Обычно дебиторская задолженность включает:

  • долги контрагентов за товары, работы, услуги;
  • не отработанные подрядчиками и поставщиками авансы;
  • переплаченные налоги и страховые взносы;
  • не возвращенные работниками фирмы подотчетные суммы, ссуды и займы;
  • иную задолженность (санкции за нарушение условий хоздоговоров, компенсацию причиненных фирме убытков и др.).

Как воздействовать на нерадивого дебитора, узнайте из материалов:

Как работать с отдельными видами дебиторской задолженности, расскажем далее.

Задолженность за поставленные товары и услуги: основные этапы работы с дебиторкой

Работу с дебиторской задолженностью, возникающей из договорных обязательств, можно разделить на несколько этапов:

  • подготовительный — проверка потенциальных контрагентов (их финансового положения, платежеспособности, надежности и др.);
  • документальный — этап подготовки проекта договора и определения основных его условий (порядка и сроков погашения, санкций за их неисполнение, рассрочек, скидок и др.);
  • контрольный — отслеживание исполнения контрагентом сроков и объемов погашения долгов по договору;
  • оперативный — набор процедур, способствующих снижению риска перехода долгов дебитора в разряд сомнительных и безнадежных;
  • взыскательный — этап работы с дебитором в судебных органах или с применением специальных способов взыскания задолженности (например, с помощью уступки права требования);
  • заключительный — своевременное списание безнадежных долгов, перевод задолженности в состав сомнительной со всеми вытекающими учетными последствиями.

На каждом этапе работы с дебиторкой применяются специальные способы и методы. Например, проверку контрагентов проводят с помощью критериев отбора, анализа и расчетов финансовых показателей с учетом сложившейся практики работы с конкретным партнером.

Как оценить надежность партнера, см. материал «Проверка контрагента на сайте налоговой (нюансы)».

Эти методы фирма разрабатывает самостоятельно и описывает их в отдельном локальном акте (инструкции, положении, методике).

Об одном из методов работы с дебиторкой узнайте из следующего раздела.

Как продать дебиторскую задолженность

Фирме может потребоваться продать долг контрагента, если, например:

  • возникает острая нехватка денежных средств для обеспечения нормального хозяйственного цикла при отсутствии возможности требования долга до истечения обозначенных в договоре дат;
  • появляется сомнение в способности контрагента погасить долг (переход в стадию банкротства, снижение его финансовой состоятельности в связи с кризисом отрасли и др.).

Чтобы продать долг дебитора, необходимо:

  • уведомить должника о заключении договора цессии;
  • подготовить необходимые документы (первичку, договор цессии и др.);
  • произвести запись о доходах и расходах по сделке в бухучете;
  • учесть нюансы налогообложения уступки права требования долга.

Подробности о том, как продать дебиторскую задолженность упрощенцу, узнайте из статьи «Договор цессии при УСН доходы минус расходы (нюансы)».

Взаимозачет дебиторской и кредиторской задолженности

Взаимозачет можно рассматривать как один из методов работы с долгами дебиторов — ускорить расчеты и упростить расчетные процедуры с его помощью можно в том случае, когда между дебитором и кредитором существуют взаимные долги.

Для проведения взаимозачета необходимо, чтобы:

  • требования дебитора и кредитора были однородными (сопоставимыми);
  • срок исполнения обязательств наступил.

Необходимо учесть еще и дополнительные условия:

  • договор не должен содержать запрета на проведение взаимозачета и противоречить закону;
  • срок исковой давности долгов не истек.

Перед оформлением взаимозачета проводится сверка долгов и согласование их суммы.

Когда оформление акта сверки нежелательно, см. в сообщении «Чем грозит сверка с «безнадежным» контрагентом?».

Законом не регламентируется форма документа о взаимозачете, поэтому контрагенты могут составить его, например, в виде:

  • соглашения или акта о взаимозачете;
  • договора о зачете взаимных требований.

Как упрощенцу оформить взаимозачет, см. в статье «Порядок взаимозачета при УСН “доходы”».

Нюансы работы с подотчетной дебиторкой

Дебиторская задолженность по подотчетным суммам может возникнуть, если, например:

  • в компании отсутствует отлаженная система выдачи денежных средств под отчет (не определены процедуры выдачи денег сотрудникам, не установлены сроки возврата и отчета по ним и др.);
  • сотрудник уволился и подотчетные суммы не вернул, а при окончательном расчете их удержать не удалось;
  • работник находится в долговременной командировке и у него отсутствует возможность отчитаться в срок за полученные под отчет деньги.

Наладить своевременный возврат подотчетных средств и процесс регулярной отчетности подотчетных лиц помогают следующие меры:

  • утверждение в компании положения о порядке выдачи денег под отчет;
  • издание приказа со списком лиц, которым допустимо выдавать деньги на хозяйственные нужды;
  • закрепление отдельного сотрудника бухгалтерии для контроля над своевременностью и полнотой отчетности по полученным сотрудниками денежным средствам.

Что предусмотреть в обязанностях бухгалтера по работе с подотчетниками, см. в материале «Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами».

К чему приводит плохая работа с долгами контрагентов

Отсутствие в компании отлаженной системы работы с долгами может негативно отразиться на ее:

  • финансовой устойчивости и платежеспособности — отсутствие своевременно полученных от контрагентов денег не позволяет фирме расплачиваться с персоналом, бюджетом, закупать материалы, то есть осуществлять свою обычную деятельность;
  • репутации — отсутствие необходимой и достаточной денежной массы не позволяет фирме своевременно выполнять свои обязательства перед поставщиками и бюджетом;
  • конкурентных преимуществах — замороженные деньги, выпавшие из оборота из-за просроченных долгов контрагентов, могли бы использоваться компанией для разнообразных целей (ее развития, получения альтернативных доходов и др.);
  • внутреннем потенциале — отвлеченные на взыскание долгов ресурсы фирмы могли бы использоваться на новых проектах и ее развитии;

Кроме того, недостаточная работа с дебиторами, приводящая к судебному истребованию задолженности, требует дополнительного отвлечения денег и трудозатрат (которых можно было бы избежать при отлаженной системе работы с дебиторами).

Итоги

Порядок работы с дебиторской задолженностью компания разрабатывает самостоятельно. Среди основных этапов такой работы можно назвать: предварительную проверку потенциальных дебиторов, грамотно выверенные условия договоров, системный подход к процессу напоминания контрагентам о долгах и своевременному их взысканию.

УДЗ или управление дебиторской задолженностью — что делает и делает ли Фактор с вашей дебиторкой

Недавно в одной крайне популярной социальной сети в группе, объединяющей участников по интересу «факторинг», была приведена цитата одного клиента, которая звучала примерно так: «Вы все (Факторы то есть) поете песни про УДЗ, как о какой-то услуге — это что за разводняк такой»? Попробуем разобраться, откуда такое пренебрежение к работе Фактора с дебиторской задолженностью.

Итак, если Фактор предлагает Клиентам только факторинг с регрессом, управления дебиторской задолженностью там, скорее всего, действительно не будет. Факторинговая компания просто попросит клиента вернуть финансирование при наступлении срока регресса. Если в качестве Фактора выступает банк, то вероятность развития этих событий еще выше, поскольку для работы с дебиторской задолженностью нужны отдельные сотрудники, которых, как правило, просто нет в штатном расписании банка.

Рассмотрим процесс управления дебиторской задолженностью на примере НФК, которая реально работает с дебиторкой. В каждом представительстве НФК есть кредитные контролеры, ведущие работу по напоминанию Покупателям необходимости произвести оплату и сбору дебиторской задолженности. Кроме того, с недавнего времени клиенты НФК в режиме он-лайн могут изучать отчеты, где отображен процесс и результат работы НФК с дебиторкой. Компания заходит в систему «е-факторинг», загружает специальный отчет «Факторинговое обслуживание», в котором отображается содержательная часть работы с дебиторской задолженностью в отношении каждого покупателя по каждой поставке.

Читать еще:  Сколько времени идет перевод с карты на карту разных банков

Вот мнение коммерческого директора производственной компании, работающей с НФК по факторингу с 2008 года:«Мы живем в век высоких технологий, поэтому для повышения эффективности своей работы оснащаем производственные цеха новейшим оборудованием, пользуемся современной техникой, а для контроля отдела продаж используем CRM-систему. Очень приятно, что наши партнеры по бизнесу также внедряют электронные технологии в свою работу. Так НФК, с самого начала нашего сотрудничества предложила нам работать в программе e-factoring. Как руководителю, мне некогда отслеживать все поставки, которые мы передаем на факторинг, этим у нас занимается специальный сотрудник, но мне очень нравится, что процесс работы НФК с нашими покупателями я могу контролировать в режиме он-лайн. Эти отчеты я консолидирую с выгрузками из CRM по продажам, и вот что интересно — с 2010 года продажи стабильно растут на 15-20% в год, но в тоже время из моего лексикона исчезла фраза просроченная дебиторская задолженность. СпасибоНФК«.

Получается, что в процессе факторингового обслуживания клиент не только получает финансирование оборотного капитала или исключает риск неоплаты отгруженного товара, но и в качестве «бонуса» — сокращение просрочек в оплатах и, как следствие, в целом улучшение платежной дисциплины.

Как правило, работа с просроченной дебиторской задолженностью делится на 2 этапа. Первый этап — это нормальная, «рабочая» просрочка (25-30 дней). Если дебиторка не гасится в эти сроки, она приобретает характер проблемной, и тогда начинается второй этап работы.

До наступления даты платежа факторинговая компания не беспокоит покупателей своего клиента
— сотрудники Фактора могут по телефону напоминать покупателю о сроках оплаты лишь при наличии соответствующего пожелания со стороны Клиента. «Не люблю давать деньги в долг, — говорит один из клиентов НФК, работающийпофакторингу с регрессом, — всегда неприятно напоминать должнику об оплате. В бизнесе, как в жизни, дебиторская задолженность тоже нисколько не радует. Но здесь другое – предоставление отсрочки платежей – одно из наших конкурентных преимуществ, и мы не можем от него отказаться. Заключая договор на факторинговое обслуживание, мы прежде всего ставили задачу по сокращению кассовых разрывов, но то, что сотрудники НФК взяли на себя неприятную для нас функцию напоминания об оплате, стало для нас приятным бонусом».

Если Покупатель осуществляет платеж не позднее 5-7 дня после наступления даты платежа по договору поставки, то, как правило, по предварительному согласованию с факторинговой компанией, последняя также не будет беспокоить звонками, касательно погашения задолженности. Когда проходят эти самые 5-7 дней, сотрудники факторинговой компании начинают более активно взаимодействовать с Покупателем. Первый шаг – это общение по телефону с учетом истории контактов и динамики платежей, причем последующие звонки после первой попытки выяснить причины задержки в оплате осуществляются в «дату контроля» (дату, когда покупатель обещал выполнение каких-либо действий). На основании выявленных причин сотрудник факторинговой компании вместе с Покупателем составляют и согласовывают график погашения дебиторской задолженности. В идеале завершающим действием на данном этапе будет, конечно же, погашение задолженности в рамках установленного графика, но, к сожалению, и это происходит не всегда. Если и в этом случае дебитор не выполняет взятые на себя договоренности, сотрудник факторинговой компании может попросить прислать гарантийное письмо и график оплат, т.е. перевести договоренности из устной формы в письменную.

«Наша компания на рынке более 15 лет. За это время выстроились долгосрочные отношения со многими клиентами. С одной стороны, это замечательно, но с другой, иногда наши постоянные клиенты позволяли себе задерживать оплату товара. И все мы знали, что они, конечно, заплатят, но когда? С появлением Фактора клиенты стали гораздо более дисциплинированными. Теперь и деньги и документы мы получаем вовремя», —комментирует финансовый директор крупной торговой компании.

После наступления 25-30 дня просрочки, покупатель передается в отдел по работе с просроченной дебиторкой. На данном этапе к звонкам-напоминаниям и письмам с требованиями предоставления графика погашения дебиторской задолженности добавляются мероприятия выездного характера для проверки финансово-хозяйственной деятельности и согласования порядка погашения долга. Отметим, что вся работа ведется в строгом соответствии с действующим законодательством РФ.

Конечно, бывает так, что комплекс мероприятий был проведен в полной мере, период ожидания истек, а выплат со стороны должника так и не последовало. В этом случае наступает срок регресса, когда Покупателю необходимовернуть Фактору ранее выданное финансирование и взяться за самостоятельное взыскание задолженности. Конечно, в том случае, если Поставщик работает с Фактором по «регрессу». Как именно будет действовать в этом случае Поставщик в отношении своего должника, решать ему. Он может составить претензию Покупателю, описав в ней отнюдь не радостные последствия в случае непогашения дебиторской задолженности. Если же работа строилась по схеме безрегрессного факторинга, то работа по взысканию дебиторки – это забота Фактора. Как правило, предпринимаются попытки досудебного урегулирования – если стороны достигают компромисса, то возможно подписание соглашения о погашении задолженности. Если же нет, то факторинговая компания готовит исковое заявление и обращается в арбитражный суд затем, чтобы взыскать денежные средства.

По этому поводу генеральный директор крупной торговой компании, работающей с НФК по безрегрессному факторингу с 2010 года, говорит следующее: «В кризисный 2009 год дебиторская задолженность была головной болью всей компании — от отдела продаж, бухгалтерии и юридической службы до собственников. Почти половина наших дебиторов допускала значительные просрочки платежей, что сильно тормозило развитие бизнеса, и, в конце концов, нам пришлось судиться с одним из клиентов, который оказался на грани разорения и был нам должен почти 2 миллиона рублей. Предложение о работе по факторингу от НФК стало для нас настоящим спасательным кругом. Мы выбрали факторинг безрегресса, несмотря на высокие ставки по обслуживанию, и вот уже 2 года спокойно развиваем бизнес, не опасаясь неоплат поставок от наших покупателей. Более того, мы стали предоставлять отсрочку платежа другим клиентам, что позволило нам нарастить клиентскую базу на 30 % и, соответственно, увеличить объем продаж. В тонкости того, как НФК работает с нашими дебиторами, я не вдаюсь, мне важен конечный результат в денежном выражении. И, если честно, он меня устраивает».

В заключении вернемся к такому определению процесса управления дебиторской задолженностью, данному в социальной сети, как — «разводняк». Имеет ли оно место быть в практике факторингового обслуживания? Ведь, казалось бы, на примере НФК мы убедились, что факторинговая компания действительно работает с дебиторской задолженностью.

Но, к сожалению, подобную работу проводят далеко не все Факторы, поэтому, обращайте внимание на следующие факты:

1. Есть ли у фактора выделенные сотрудники для работы с дебиторкой, и есть ли они по месту нахождения дебитора?
2. Каковы процедуры УДЗ, как часто происходят напоминания об оплате, высылаются письма, совершаются звонки и т.д.?
3. Каким образом вы можете отслеживать процесс УДЗ?

Если же Фактор затрудняется ответить на данные вопросы, скорее всего Вы действительно столкнулись с тем самым «разводняком».

Как организовать систему управления дебиторской задолженностью?

  1. Система управления дебиторской задолженностью
  2. Показатели (критерии) оценки дебиторской задолженности
  3. Методы управления дебиторской задолженностью

При организации системы управления дебиторской задолженностью необходимо, в частности, провести инвентаризацию дебиторской задолженности, разработать кредитную политику, критерии оценки покупателей, установить порядок контроля, анализа и взыскания дебиторской задолженности.

Система управления дебиторской задолженностью состоит из двух направлений:

  • кредитной политики, позволяющей максимально эффективно использовать дебиторскую задолженность как инструмент увеличения продаж;
  • комплекса мер, направленных на снижение риска возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности.

Система управления дебиторской задолженностью создается путем регламентации всех процессов, связанных с ее формированием и взысканием долгов.

При организации системы управления дебиторской задолженностью также необходимо определить, как будет документально закреплена созданная система управления, какими документами будут руководствоваться работники в своей работе.

На практике организации разрабатывают и утверждают соответствующие приказы и регламенты, с которыми должны быть ознакомлены под подпись работники, участвующие в работе с дебиторской задолженностью (ст. ст. 22, 68 ТК РФ).

Но в любом случае созданную систему управления дебиторской задолженностью, как и любую другую систему менеджмента, необходимо регулярно проверять, анализировать и совершенствовать. При этом важно, чтобы по итогам внесенных в систему изменений происходило повышение результативности и эффективности ее работы.

Система управления дебиторской задолженностью

Построение системы управления дебиторской задолженностью состоит из решения следующих задач:

  • организация инвентаризации дебиторской задолженности и ее анализ;
  • создание правил работы с дебиторской задолженностью;
  • определение допустимой суммы оборотного капитала, направляемой в дебиторскую задолженность путем предоставления клиентам отсрочки платежа;
  • формирование системы кредитных условий для клиентов, в том числе системы скидок и штрафов;
  • формирование критериев оценки покупателей и дифференциации условий предоставления кредита;
  • разработка системы премирования работников, занятых возвращением дебиторской задолженности;
  • установление порядка взыскания просроченной задолженности в досудебном и в судебном порядке;
  • построение эффективной системы контроля за движением и своевременным погашением дебиторской задолженности.

Показатели (критерии) оценки дебиторской задолженности

Для оценки дебиторской задолженности применяются следующие показатели.

1. Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности (Кодз), который определяет эффективность кредитного контроля, показывает сколько раз в течение анализируемого периода объемы поступлений от реализации могут вместить в себя средний остаток дебиторов, рассчитываемый по формуле:

Кодз = ЧДр / Дз,

где ЧДр — чистый доход от реализации продукции;

Дз — дебиторская задолженность (средняя за анализируемый период).

2. Период погашения дебиторской задолженности (Ппдз), который определяет, сколько в среднем дней надо организации для получения оплаты за выполненные работы, услуги, рассчитываемый по формуле:

Ппдз = 360 / Кодз,

где 360 — отчетный период;

Кодз — коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности.

3. Удельный вес дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов (УВдз), рассчитываемый по формуле:

УВдз = Дз / ОА x 100%,

где Дз — дебиторская задолженность (средняя за анализируемый период);

ОА — оборотные активы (средние за анализируемый период).

Увеличение значения этого показателя рассматривается как негативное явление, поскольку говорит о том, что все большая доля оборотных активов временно отвлекается из оборота и не участвует в процессе текущей деятельности организации.

4. Удельный вес сомнительной задолженности в составе дебиторской задолженности (УВсдз), характеризующий качество дебиторской задолженности, тенденция его роста свидетельствует о снижении ликвидности организации, рассчитываемый по формуле:

УВсдз = Сз / Дз x 100%,

где Сз — сомнительная задолженность;

Дз — дебиторская задолженность.

Анализ расчетов на основе этих коэффициентов показывает состояние дебиторской задолженности организации за исследуемый период, а также дает возможность определить основные задачи политики управления дебиторской задолженностью.

Методы управления дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью является неотъемлемым условием эффективной деятельности организации.

При этом могут использоваться различные методы управления, которые можно разделить на следующие группы:

  • юридические: предварительная проверка потенциальных клиентов на стадии преддоговорной работы; юридическое сопровождение каждой сделки; претензионная работа, взыскание просроченного долга через суд;
  • экономические: оперативный учет и контроль задолженности; достоверный бухгалтерский учет; внутренний контроль, своевременные инвентаризации и сверка расчетов с контрагентами, финансовые санкции (штраф, пени, неустойка), передача в залог имущества и имущественных прав, приостановление поставок продукции;
  • физические: арест имущества должника (органы федеральной службы судебных приставов).

Все методы управления дебиторской задолженностью представляют собой три этапа:

  1. Оперативный контроль текущей задолженности.
  2. Анализ дебиторской задолженности (ее оборачиваемости, платежеспособности организации, структурный анализ дебиторской задолженности и т.д.).
  3. Система мер по взысканию и реструктуризации дебиторской задолженности.

Отметим, что важное значение имеет планирование, а также организация и контроль работы с дебиторами. А правильно организованная система управления, в свою очередь, уменьшает величину дебиторской задолженности в организации.

Л.В. Попова
ООО «Управляющая компания «КВС»

Бизнес-процессы: Работа с просроченной дебиторской задолженностью (ПДЗ)

Рейтинг: 464

Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизированно работают с долгами клиентов. Призвана помочь им быстро внедрить шаблонный процесс в деятельность

Что это такое

и зачем с этим работать

У всех, кто работает в b2b, есть представление о дебиторской задолженности (будем называть ее «ДЗ»). Это то, что вы часто необоснованно записываете в ваши свободные активы — долги вам от ваших контрагентов. ДЗ — нормальное и понятное явление, вы отгрузили — клиент платит через 5 дней. Вот эти 5 дней (например, у вас именно 5 дневный срок оплаты в договоре указан) за ним числится долг. Что происходит, если клиент не платит после 5 дней? Буква «П» — она добавляется к «ДЗ» и получается «просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ)». Зачем с ней работать, ведь клиент все равно заплатит? Если готовы ждать год-три, пока не очень добросовестный клиент оплатит поставку, то можно пропустить статью.

Из популярных процессов в части долгов контрагентов обычно выделяют:

  1. Возврат ПДЗ. Чтобы вернуть то, что нам уже должны
  2. Отгрузка при ДЗ. Чтобы не усугубить свое положение, если клиент и так не платит.

Сегодня поговорим о возврате ПДЗ. Это прямо процесс из «ТОП 3» запросов клиентов нам на автоматизацию.

Лайфхак:
Задолженность есть почти у всех, но системно борются с ней единицы. По большому счету неважно, как ваша компания будете с ней работать — через бизнес-процессы или через таблицу xls. Любая системность даст результаты. Бизнес-процессы же круче тем, что они будут выполнять 65% чьей-то работы:

  1. Сами запускаться при возникновении долга
  2. Формировать письма клиенту
  3. Направлять задачи менеджерам
  4. Контролировать сроки оплаты и т.д.

Необходимые условия

для внедрения процесса в жизнь компании

1. Договора, заключённые с вашими клиентами, должны содержать пункты:

  • по срокам оплаты (если это пред- и пост- оплаты, то указание их долей)
  • пени и штрафные санкции в случае просроченной оплаты

Не указано в договоре? Не лучший вариант, но поможет ГК РФ статья 314, по которой оплата должна произойти в «разумные сроки» или в 7ми дневный срок с момента востребования по свершению обязательств.

2. Задачи по нему должны возникать сами и системно. Нет системы = нет контроля = лишняя нагрузка на пинки, напоминания и оправдания.

3. Есть такая неприятная «болезнь ребенка в магазине игрушек» — когда хочется, чтобы сразу было и то, и другое, и еще вот это. Начать следует с простого бизнес-процесса, с минимумом событий. Будет желание прикрутить сюда тонну оповещений, согласований срока от менеджера к руководителю. Не надо. Лучше проще, но заработает сразу, а бантики успеете позже доделать. Дайте сотрудникам привыкнуть к новому формату работы.

Читать еще:  Банки, дающие кредит с плохой кредитной историей: 6 предложений

4. Должна быть ответственность у исполнителей процесса. Т.е. если менеджер получает свой процент независимо от оплаты клиента, то и работать с ПДЗ интереса для него не будет.

Из чего состоит процесс

и какие события в него входят

Схема работы представлена на рисунке выше. Если работаете через бизнес-процессы, то стартовать события схемы нужно за день до плановой оплаты по договору (если ещё нет денег от клиента). Все варианты работы с задолженностью схожи в том, что в зависимости от срока долга определенный исполнитель должен провести определенные мероприятия по взаимодействию с клиентом по этому долгу. Мы постарались объединить опыт разных внедрений и показать некий усреднённый шаблон, который будет легко изменить под свои потребности.

Мероприятий в процессе условно 4 типа:
1. У клиента есть долг, но он не просрочен.
Работают:
— менеджер клиента
Используемые документы:
— письмо напоминание об оплате
— событие в crm о звонке клиенту и результате общения

В этом случае наша система уже должна включиться и постараться предвосхитить возникновение просрочки. Система сама отправляет письмо клиенту с напоминанием, что от него нет оплаты. Дополнительно формируется задача менеджеру о телефонном звонке клиента.

2. У клиента есть долг, оплата по договору просрочена на 1 день.
Работают:
— менеджер клиента
Документы:
— письмо просьба исполнить обязательства по договору
— событие в crm о звонке клиенту и результате общения
— опционально — блокировка отгрузок контрагенту

Система зафиксировала момент просроченной оплаты и автоматически напомнила клиенту и менеджеру об этом событии. Менеджер должен уточнить у клиента дату оплаты, если она в срок до 7 дней, то считаем, что все процесс идёт «как задумано». Менеджер устанавливает новую дату оплаты, и система ждёт проведения платёжки. Желательно получить от клиента гарантийное письмо.
Если же менеджер понимает, что есть риск, либо клиент говорит, что оплатит позже, чем через 7 дней, то процесс эскалируется до руководителя отдела продаж (РОП)

3. Оплата по договору просрочена на 2 дня
Работают:
— руководитель отдела продаж (РОП)
Документы:
— письмо досудебное требование исполнить обязательства по договору
— событие в crm о звонке клиенту и результате общения

РОП подключается к процессу и связывается с клиентом. Либо назначает встречу, либо в телефонном разговоре уточняет у клиента причины, устанавливает в системе новую дату оплаты (мероприятия в каждом случае разнообразны и зависят от политики компании). Если дата оплаты превышает допустимый срок, эскалирует процесс дальше.

4. Оплата просрочена на 10 и более дней.
Работают:
— юридический отдел / служба безопасности

По задолженности превышены все разумные сроки — подключается служба, отвечающая за конфликтные отношения. Обычно это либо юрист, либо безопасность. Их работа зависит от политики компании. Обычно, вводят статусы, которые позволяют отследить, на каком этапе задача (выставлена претензия, пени рассчитаны и т.д.)

Итого

как это использовать

  1. Скачиваем схему и регламент процесса
  2. Подгоняем «мероприятия» под свои запросы
  3. Редактируем регламент, пишем служебные распоряжения, запускаем в работу
  4. Хотите автоматизировать? Пишите нам, настроим такой процесс

Автоматизацию подобных бизнес-процессов мы проводим на нашей новой редакции «Процессы 3.0: Бизнес-процессы, CRM, Управление по целям». В ней можно настроить такой шаблон, запустить в работу и подгонять под ваши реалии — добавлять оповещения, включать в процесс новые службы, добавить показатели работы менеджеров и т.д. «Процессы 3.0» встраиваются в базу, поэтому работа будет проходить в едином интерфейсе. Интересен такой кейс? Напишите нам, будем рады сотрудничеству!

Управление дебиторской задолженностью

Научитесь контролировать дебиторскую задолженность: возвращайте свои деньги с помощью проверенных методов, которые 100% дают результат.

Основные направления по работе с дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность присутствует на каждом предприятии. Она преследует свои определенные цели. Ею можно эффективно управлять, не доводя ситуации по возвратам долгов до критических состояний.

Общее управление активами предприятия, а также маркетинговая политика, не происходят без присутствия дебиторской задолженности. Маркетинг призван расширять объемы возможностей, чтобы реализовать продукцию, поэтому дебиторские долги должны быть оптимизированы, а также вовремя инкассированы.

Основные цели управления дебиторским долгом можно представить следующим списком:

  • уровень задолженности должен быть приемлемым, а значит – ограниченным до определенных пределов;
  • определение обстоятельств и условий, которые будут гарантировать возврат денежных средств на счета кредитора;
  • платежная дисциплина, в которой применяются скидки и надбавки для покупателей, разделенных на группы, в зависимости от их ответственности и своевременной выплаты задолженности;
  • повышение темпов по возврату денежных средств;
  • снижение долга в бюджет;
  • анализ затрат или убытков, понесенных из-за наличия долгов, как оценка упущенных возможностей из-за того, что средства, замороженные в долге, не были использованы с выгодой для предприятия.

Задачи, которые лежат перед управлением дебиторкой, эффективно решаются благодаря квалифицированному управлению.

Финансовые решения включают в себя фундаментальные основы:

  • дебиторские долги учитываются по каждой отчетной дате;
  • проводится регулярная диагностика состояния дел на предприятии, из-за которых оно оказалось в негативном положении из-за невыплаченных дебиторских долгов;
  • адекватные взгляды на процесс управления, а также попытки управлять задолженностью по методикам.

Особо актуальным данное направление деятельности становится при ощутимой инфляции, если деньги обесцениваются. Для подсчета убытков используются экономические формулы, когда из просроченных долгов вычитается сумма долга, которая была скорректирована на инфляционный индекс в течение данного срока.

Поэтому задолженность должна оборачиваться и поддерживаться в оптимальных рамках, также руководство требует отслеживать качество долгов.

Применение управленческих функций при финансовом управлении дебиторской задолженностью

Применение усилий по управлению процессом возврата денег играет ведущую роль в общем финансовом управлении долгами. Учетная политика включает в себя определение сроков, в которые средства должны вернуться обратно, а также планирование действий, в случае которых начнется применение существующего алгоритма взыскания долгов. Здесь же уместным является применение ключевых управленческих функций.

При планировании дебиторки производятся предварительные расчеты, а также оценка действующего управления. Для того, чтобы понять насколько применяемые решения были эффективны, формулируется общая стратегия компании, определяются направления реализации продукции, происходит выбор оптимальных параметров для будущей дебиторской задолженности.

При организации применения управленческих решений руководство компании и подразделений понимает, что возникновение дебиторки имеет текущий характер, но при этом требует к себе повышенного внимания с его стороны. Здесь же определяются методы управления долгами, этапы и условия возврата средств обратно на счет предприятия.

В некотором смысле, можно говорить, что даже личные качества руководителя способны влиять на озвученные процессы как в положительную, так и в отрицательную стороны. Любые действия производятся поэтапно.

Чтобы на предприятии осуществлялось качественное управление, руководители ответственных подразделений всегда должны иметь доступ к необходимой и «свежей» информации о дебиторе, его ответственности, своевременности платежей и прочим параметрам:

  • сведениям о состоянии счетов в данный период времени;
  • сроки просрочки по дебиторкам, присутствующим на предприятии в этот период времени;
  • размеры долгов, которые могут расцениваться как сомнительные и безнадежные;
  • данные из кредитной истории дебитора.

Мотивация и контроль предполагают применение стандартных действий – административные и психологические приемы, благодаря которым на должника оказывается определенное воздействие. Здесь же поиск возможностей для трезвой оценки платежеспособности контрагента.

В любом случае управлять дебиторскими долгами, не имея в своей управленческой команде грамотного юриста, специализирующегося в данном вопросе, невозможно. Только квалифицированный специалист, знающий все правовые тонкости, не позволит топ-менеджерам допускать ошибки в управлении дебиторской задолженностью.

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Увеличение дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании. Нехватка оборотных средств не только приводит к зависимости от внешних источников финансирования, но и негативно сказывается на платежеспособности, рентабельности, продуктивности бизнеса в целом. Эффективная работа с дебиторской задолженностью обеспечивает финансовую стабильность и способствует динамичному развитию. Давайте разберемся, как правильно организовать работу с задолженностью на предприятии.

Причины возникновения

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

  • контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
  • у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
  • вы столкнулись с недобросовестным партнером;
  • ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
  • контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.

Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.

Этапы работы с дебиторской задолженностью

Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:

  1. Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
  2. Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
  3. Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
  4. Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
  5. Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
  6. Списание безнадежной дебиторской задолженности.

Работа с долгами должна проводиться комплексно. На каждом из этапов используются свои методы, которые предприятие выбирает самостоятельно.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.

Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.

Телефонные звонки, отправка писем

Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика. Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги. Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает. Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс:

  • организовать автоматический обзвон (СМС-рассылку);
  • обучить персонал методам работы с должниками по телефону;
  • обеспечить контроль эффективности звонков;
  • привлекать к обзвону сотрудников колл-центров сторонних компаний в формате аутсорсинга.

Если должник не идет на контакт или уклоняется от расчетов, необходимо переходить к более действенным методам. Первый шаг – это рассылка писем. Рекомендуется наладить автоматическую рассылку писем параллельно с телефонными звонками. Вначале рассылаются письма с напоминанием о сроках платежа, в случае просрочки – с требованием оплатить долг. Для работы с должниками должен быть разработан шаблон письма-напоминания и письма-требования.

Письма с напоминанием о сроках платежа можно высылать на электронную почту. Строгие письма-требования рекомендуется отправлять с уведомлением о получении. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут свидетельствовать о том, что вы пытались выйти на контакт с клиентом и разрешить вопрос.

Переговоры

Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа. Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно. Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.

Ведение переговоров – целая наука. Часто их проведение является крайней мерой, когда сроки стали критичными и превысили 90 дней. Если речь идет о крупной сумме, целесообразно к ведению переговоров привлекать руководителей высшего звена, которые не только владеют техниками переговоров, но и уполномочены принимать соответствующие решения. Можно привлекать целую команду специалистов (например, юристов, финансовых аналитиков и т. д.).

Если в ходе переговоров достигнуты какие-либо договоренности, это обязательно должно быть зафиксировано и отражено в соответствующих документах.

Привлечение сторонних специалистов по взысканию

Если у компании нет достаточных ресурсов для борьбы с дебиторской задолженностью, она может привлекать для этих целей сторонних специалистов в формате аутсорсинга. Этот подход позволяет эффективно работать с должниками, оптимизировать расходы и не отвлекать персонал компании от решения основных производственных задач.

Такой формат работы имеет ряд преимуществ:

  • экономия времени и средств на работу с должниками;
  • не нужно обучать персонал;
  • с дебиторами работают профессионалы, имеющие соответствующую подготовку и опыт;
  • нет необходимости увеличивать штат.

Аутсорсинг для борьбы с проблемной задолженностью используется не только малым и средним бизнесом, которому сложно организовать эффективную систему работы, но и крупным бизнесом, который стремиться оптимизировать свою деятельность и рационально использовать ресурсы.

Продажа долга

В некоторых случаях выгоднее продать задолженность, чем тратить время и средства на ее возврат. Законом разрешена переуступка прав требования денежных средств или других активов третьему лицу. Продажа позволяет сразу получить деньги, пусть и меньшую сумму (за вычетом дисконта). Такой шаг целесообразен, если компания остро нуждается в деньгах или задолженность признана безнадежной.

Обращение в суд

Взыскание долга через суд – крайняя мера. Обычно на нее идут, если работа с дебитором не дала желаемого результата. Это касается долгов, просрочка по которым превысила 90 дней. Предварительно компания высылает письмо-претензию, в котором требует выполнять обязательства до указанного срока. В нем указываются требования к должнику, сумма претензии, доказательства, подтверждающие обстоятельства, реквизиты для уплаты долга.

Направление такой претензии является формой досудебного урегулирования спора. Если вы не получили ответ, можно готовить документы для передачи в суд. Подготовка искового заявления должна выполняться профессиональным юристом, чтобы исключить риск проиграть дело. Если в штате такового нет, рекомендуется привлекать адвокатов извне или обращаться в юридическую контору.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

Читать еще:  Горячая линия Сбербанка для физических лиц

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

  • определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
  • разработку должностных инструкций для персонала;
  • разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
  • разработку и внедрение системы мотивации;
  • разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.

Непосредственно к работе с дебиторами привлекаются и рядовые сотрудники. Как правило, это работники отделов продаж, которые непосредственно контактируют с покупателями. Важный момент – разработка системы мотивации, которая учитывает взаимосвязь между объемом, качеством задолженности и вознаграждением персонала. Должна быть предусмотрена и система наказания. Но наказание должно применяться исключительно к сотрудникам, которые показывают низкую эффективность. Нельзя наказывать сотрудников за ситуацию, на которую они не в силах повлиять.

Профилактика возникновения

Лучший метод борьбы с долгами – профилактика их возникновения. Профилактические мероприятия должны проводиться беспрерывно. Их цель – предотвращение финансовых рисков.

Для поддержания уровня дебиторской задолженности на приемлемом уровне необходимо:

  • проверять репутацию партнеров;
  • внедрить кредитный рейтинг контрагентов;
  • документально оформлять договоренности;
  • собирать контактные данные клиентов для эффективной коммуникации;
  • регулярно проводить мониторинг платежей и контроль исполнения обязательств;
  • заранее напоминать контрагентам о сроке оплаты.

Рост дебиторской задолженности и ухудшение ее качества приводит к снижению платежеспособности предприятия. Дефицит оборотных средств влечет за собой увеличение кредиторской задолженности, как следствие – снижение рентабельности, иногда ведет к сокращению объемов производства и даже банкротству. Эффективная работа, направленная на уменьшение задолженности должна проводиться постоянно, включать в себя не только работу с должниками, но и профилактические мероприятия. Используйте эти инструменты комплексно, это позволит обеспечить финансовую стабильность и процветание вашего бизнеса.

Как работать с дебиторской задолженностью

Проводить четкий контроль дебиторской задолженности необходимо на постоянной основе. С помощью определенных действий компания сможет решить ряд вопросов и задач, избавится от ненужных растрат и сохранить финансовую стабильность.

Почти все фирмы имеют ДЗ. Но не все могут провести тщательную работу по взысканию долгов от контрагентов. Статья поможет проработать все тонкости и приемы в работе с ДЗ.

Как проводить работу с дебиторской задолженностью и где она отражается на балансе

Работа с дебиторской задолженностью требует четкой техники и контроля платежей от клиентов. Как работать с дебиторской задолженностью — расскажем ниже в статье.

Первое, что необходимо сделать компании — определиться с критической и нормальной суммой ДЗ. Это и будет индикатором в деятельности с контрагентами: критическая отметка будет показывать случаи, где необходимо усилить работу с должником по дебиторской задолженности.

Уместно написать положение по процессам с дебиторской и кредиторской задолженностью, где будет конкретно прописано, кто имеет право на подпись договоров с данными о последующей оплате, когда и на какую сумму контрагенту направляется письмо с напоминанием о необходимом погашении задолженности, кто в ответе за нормальный показатель ДЗ.

Работа с просроченной дебиторской задолженностью чаще всего не проводится компанией, либо нет ответственных лиц по этому вопросу. А лучше было бы систематизировать этот процесс. Каждый работник должен знать, что входит в его обязанности, и как работать с дебиторской задолженностью. Предлагаем три варианта возможных решений:

  1. Провести распределение по работе с долгом каждого контрагента между сотрудниками компании. Кто и какого контрагента мониторит, ведет переговоры и контроль по выплатам, пишет письма с претензиями, сотрудничает с приставами.
  2. Создать отдельное подразделение по работе с долгами контрагентов, проведению всех процедур по общению с неплательщиками. Провести тренинг по обучению работе с ДЗ.
  3. Все дела неплательщиков отдать юридической компании или агентству, занимающемуся подобной деятельностью.

Что касаемо уменьшения рисков по неуплате долгового обязательства, то этот момент необходимо решать на начальном этапе. Например, проверку контрагентов проводят перед заключением сделки. Необходимо изначально анализировать их финансовое состояние, чтоб быть уверенным, что контрагенты будут вам платить.

Учет ПДЗ (просроченной дебиторской задолженности) отражается на балансе кредиторов вместе с активами компании и денежными средствами.

Этапы в работе с ДЗ

Весь рабочий процесс с ДЗ можно разделить на следубщие этапы.

  1. Подготовительный этап. На этом этапе проводится проверка контрагента: его способность платить, финансовое состояние и надежность.
  2. Этап документальный. Проводят подготовку необходимой документации: договора и его условий погашения, санкций и прочего.
  3. Этап контроля. Проводят анализ исполнения контрагентом обязательств по договору.
  4. Этап оперативный. Проводят процедуры для снижения риска перехода задолженности контрагента в статус сомнительной или безнадежной.
  5. Этап взыскания. Работа с дебитором в суде.
  6. Заключительный этап. Списывают безнадежные долги, переводят задолженность в статус сомнительной.

Компания сама отслеживает и разрабатывает эти этапы.

Продажа дебиторской задолженности

Наступают моменты в деятельности компании, когда ей необходимо продать долг контрагента. Это может произойти в таких случаях:

  • возникла острая нехватка свободных средств, а дата возврата средств по договору еще не наступила;
  • появились данные о том, что контрагент может полностью не погасить долг (начинается банкротная процедура, появились данные об ухудшении его финансового состояния).

Перед тем, как продать долг дебитора, придется выполнить такие процессы:

  • поставить в известность должника о подписании договора цессии;
  • провести подготовку всей нужной документации;
  • провести учет по доходам и расходам по сделке;
  • проанализировать налогообложение.

Взаимозачет дебиторки и кредиторки

Если между дебитором и кредитором имеются долги, и эти долги взаимны, тогда можно рассматривать процедуру взаимозачета дебиторки и кредиторки — это и есть один из вариантов работы с долгами.

Чтобы провести взаимозачет, должно выполняться следующее:

  • срок давности по долгам еще не истек;
  • сопоставимость требований между дебитором и кредитором;
  • в договоре не должно быть запрета на такую сделку;
  • срок выполнения обязательств уже наступил.

Перед оформлением процедуры сверяют суммы по долгам. Оформляют путем соглашения или акта взаимозачета.

Важные моменты в работе с подотчетной ДЗ

ДЗ может возникать по подотчетным суммам в таких ситуациях:

  • в компании нет установленных норм выдачи денег под отчет, не определены сроки возврата;
  • произошло увольнение сотрудника без возврата подотчетных средств;
  • сотрудник в долгой командировке и не имеет возможности предоставить в срок отчет по деньгам.

Для стабилизации возврата денежных средств фирме следует применить подобные меры:

  • утвердить внутреннее положение о порядке предоставления средств под отчет;
  • путем приказа утвердить перечень лиц, которым средства выдаются на хозяйственные нужды;
  • назначение сотрудника бухгалтерии для проведения контроля по выдаче и возврату подотчетных средств.

Итоги плохой работы по долгам кредиторов

Если фирма не имеет налаженной работы с долгами, то она может столкнуться с такими трудностями:

  1. Потерять финансовую стабильность. Подрывать ее будут своевременно не уплаченные контрагентами денежные обязательства.
  2. Потерять хорошую репутацию перед поставщиками. Недостаток денежных средств будет влиять на своевременные оплаты предоставленных товаров либо услуг.
  3. Лишиться возможности двигаться в других направлениях деятельности.

Заключение

Практика показывает, что лучше дела у того кредитора, кто активен и настойчив относительно своих должников. Объяснение по этому поводу таковое — должнику проще отдать долг тому, кто напоминает о себе на постоянной основе.

У компании кредитора должен быть хороший имидж для контрагентов, а также внутри компании у сотрудников. Помимо этого, организация-кредитор должна и сама быть исправным плательщиком своих долгов.

  1. Наличие ДЗ — нормальное явление в хозяйственной деятельности.
  2. Размер и состав ДЗ должен быть четко контролируемый и управляемый компанией.
  3. С должниками проводить работу строго по установленным нормам законодательства. Выбирать меры и способы воздействия согласно сложившийся ситуации.
  4. Иметь имидж надежного предприятия и выполнять, в том числе, финансовые обязательства со своей стороны.

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта.

Это быстро и бесплатно!

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта. Это быстро и бесплатно!

Как контролировать дебиторскую задолженность: методы и инструменты

Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся предприятию со стороны юридических и физических лиц, которые являются его должниками. По сути, она является активом предприятия, поэтому очень важно держать ее под контролем. В противном случае компания неизбежно столкнется с постоянным и неуправляемым ростом задолженности.

Дебиторская задолженность классифицируется:

  • по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
  • по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).

В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.

Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

1. Предоплата

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.

2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии

3. Встречная задолженность (кредиторская)

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.

4. Аккредитив

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.

1. Плановый уровень дебиторской задолженности

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам

У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.

Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.

Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.

3. Мотивация сотрудников

Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам

Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.

Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами

Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.

С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector